Un buon programma di fatturazione - gratuito! È possibile?
Siete alla ricerca di un programma di fatturazione affidabile e gratuito? Redazione di fatture: fatturazione mobile a distanza, gestione delle aliquote fiscali, conformità ai requisiti di legge... Uno strumento professionale vi semplifica la vita per quanto riguarda tutti questi aspetti.
Nel seguente confronto tra programmi di fatturazione gratuiti, spieghiamo quali sono i vantaggi e gli svantaggi del freeware per la fatturazione, quali sono le alternative e quali sono i criteri da utilizzare per scegliere lo strumento perfetto per voi.
Software di fatturazione online: definizione e vantaggi
A cosa serve?
I programmi di fatturazione online automatizzano tutte le attività legate alla fatturazione, dalla creazione dei preventivi al monitoraggio dei pagamenti, fino alla gestione dei solleciti.
I software di fatturazione basati sul web vi consentono di accedere ovunque vi troviate, alla sola condizione che abbiate accesso a Internet. Si può beneficiare del monitoraggio in tempo reale e della trasparenza dei pagamenti in entrata e in uscita, delle fatture in sospeso e di molto altro ancora.
Un programma di questo tipo prevede anche una rigorosa conformità al quadro normativo. Siete sicuri che ogni offerta e ogni fattura siano create in conformità alla legislazione vigente. Ad esempio, se l' aliquota IVA cambia, non dovrete pensare a modificare manualmente i vostri documenti aziendali: il programma di fatturazione lo fa per voi. Questo vi fa risparmiare tempo e vi garantisce di essere sempre aggiornati.
Caratteristiche principali
I programmi per fatture vi semplificano la vita con un'ampia gamma di funzioni. Le funzioni più importanti di questi strumenti informatici sono
- Produzione di previsioni
- Elaborazione delle fatture
- Creazione e gestione di note di credito, bolle di consegna e moduli d'ordine
- Invio di fatture via e-mail
- Gestione delle fatture ricorrenti (abbonamenti)
- Automazione di solleciti per fatture non pagate
- Inserimento di documenti
- Riconciliazione bancaria
Perché scegliere la fatturazione online?
Il software di fatturazione online vi offre molto di più dell'automazione dei vostri processi e un innegabile risparmio di tempo.
Evitare errori di fatturazione
Selezionate i prodotti e/o i servizi da fatturare per ogni ordine e le rispettive quantità e il software farà il resto. Niente formule Excel, niente errori di calcolo. Selezionate il cliente interessato, i cui dati sono stati precedentemente registrati direttamente nel programma o importati dal vostro sistema CRM, e inviate il documento con un solo clic!
Monitoraggio del flusso di cassa
Tenete d'occhio i vostri crediti e analizzate i dati da report e cruscotti personalizzati. Non c'è più confusione quando si tratta di contabilità: saprete sempre come stanno andando i vostri conti.
Ergonomia e facilità d'uso
Un' interfaccia utente chiara e intuitiva rende la fatturazione più piacevole: si è meno restii a svolgere questo compito e ci si può concentrare completamente su di esso. Di conseguenza, si dedica meno tempo alla fatturazione e si può utilizzare il proprio tempo in modo efficiente, a differenza di un rigido foglio di calcolo che deve essere aggiornato manualmente ogni volta.
Contabilità semplificata
Il software di fatturazione online è anche un collegamento tra voi e il vostro commercialista o consulente fiscale. Lo scambio di informazioni è notevolmente semplificato. Inoltre, grazie agli strumenti di facile utilizzo, è possibile regolare facilmente i conti anche senza conoscenze contabili approfondite.
Assistenza clienti
In caso di domande o problemi, il team di assistenza clienti del fornitore di software è a disposizione per aiutarvi. Così non sarete più soli quando si tratta di fatturare.
Mobilità = libertà
Grazie a un'applicazione mobile, le informazioni vengono trasmesse in tempo reale, indipendentemente da dove vi troviate. Avete un appuntamento fuori ufficio? Nessun problema, potete inviare un preventivo dal vostro smartphone, confermare un ordine via app o creare una fattura sul vostro iPad.
I 4 comandamenti per preventivi e fatture
N. 1: Tenere aggiornati i dati dei clienti
Cambio d'ordine, nuovo indirizzo o nuovo numero di telefono... Perché una fattura sia valida, i dati del destinatario devono essere corretti. Oltre all' aspetto legale, questo aspetto è ovviamente importante anche per l' immagine della vostra azienda. Il vostro cliente si sentirà apprezzato se sbagliate i suoi dati?
N. 2: Applicare l'aliquota fiscale corretta
Prestate particolare attenzione all'aliquota IVA da applicare ai prodotti e ai servizi che vendete. I dati errati sono una vera e propria perdita di tempo!
N. 3: Non dimenticate i requisiti di legge
Come già detto, la fattura deve contenere determinate informazioni. Per le fatture con un importo lordo superiore a 250 euro, sono richiesti, tra gli altri, i seguenti punti:
- Nome e indirizzo completo dell'azienda che fornisce il servizio e del destinatario dello stesso
- Numero di identificazione fiscale o IVA
- Data di emissione della fattura
- Numero progressivo e individuale della fattura
- Quantità e tipo di prodotti forniti o tipo ed entità dei servizi resi
- Ora della consegna o del servizio
- Retribuzione (suddivisa in base alle aliquote o alle esenzioni fiscali)
- Sconti e riduzioni
- Aliquota fiscale o riferimento all'esenzione fiscale
- Se applicabile, riferimento alla fatturazione tramite nota di credito
- Se applicabile, riferimento all'obbligo fiscale del destinatario.
Una fattura che non supera i 250 euro lordi, ovvero una cosiddetta fattura di basso valore, deve contenere almeno le seguenti informazioni obbligatorie:
- nome e indirizzo completo dell'azienda che fornisce il servizio
- Data di emissione della fattura
- Quantità e tipo di prodotti forniti o tipo e portata dei servizi forniti
- Compenso e importo dell'imposta come totale
- Aliquota fiscale o riferimento all'esenzione fiscale
Non avete indicato la data di scadenza del pagamento sulla fattura? Pianificate di avere pazienza fino a quando non riceverete il pagamento...
N. 4: Evitare gli errori di fatturazione
Oltre al danno economico, l'immagine della vostra azienda ne risente quando le fatture non sono corrette e rischiate di perdere ancora di più i clienti.
Come scegliere il programma di fatturazione?
Quali sono le mie esigenze?
Per trovare un programma adatto, è necessario definire in anticipo le proprie esigenze. I requisiti da definire sono: la gamma di funzioni previste, il numero di utenti e il numero di fatture emesse ogni mese e così via.
Avete bisogno di personalizzare i documenti in modo che riflettano l'immagine della vostra azienda e si adattino al vostro corporate design? Anche questo aspetto deve essere preso in considerazione nella scelta dello strumento.
Come userò il software?
Avete bisogno di poter utilizzare il programma di fatturazione in mobilità? In questo caso, un' applicazione mobile o basata sul web è essenziale per voi.
Inoltre, non sottovalutate l'ergonomia e la facilità d'uso del software. Il layout e l' interfaccia utente devono essere di vostro gradimento, in modo che lo strumento sia piacevole da usare ed efficiente.
E l'interoperabilità?
Fate un bilancio degli strumenti esistenti: Contabilità, CRM, gestione dei progetti, ecc. Risparmierete ancora più tempo se il software di contabilità scelto può essere collegato ai vostri strumenti tramite API.
Non dimenticate il vostro commercialista.
Se vi avvalete dei servizi di un commercialista, di un consulente fiscale o di un revisore contabile, un accesso sicuro per il vostro professionista finanziario faciliterà la comunicazione. Questi ultimi possono accedere ai dati di loro pertinenza tramite il proprio portale utente: non dovrete più inviare file via e-mail, trovare la versione corretta o più aggiornata di un documento e cercare faticosamente nelle cartelle dei vostri file.
Il nostro confronto: i migliori programmi gratuiti per fatture
Fakturama - Il software di fatturazione open source
Per chi è? Piccole imprese con conoscenze contabili di base
Fakturama è un' applicazione contabile open source che consente di creare e modificare i documenti a piacimento. Oltre alle funzioni per la fatturazione, questo software include anche strumenti per l'e-commerce, come le connessioni alle più comuni piattaforme di negozi online.
Fakturama consente, tra l'altro, le seguenti azioni:
- Creazione di un'ampia gamma di tipi di documenti: preventivo, fattura, conferma d'ordine, bolla di consegna, promemoria, nota di credito...,
- Inserimento di documenti,
- Importazione di dati dal vostro webshop,
- supporto del formato ZUGFeRD per lo scambio con i vostri consulenti finanziari ,
- database degli indirizzi e gestione dei prodotti.
Poiché con Fakturama è necessario selezionare autonomamente le aliquote fiscali, le riduzioni, gli sconti e così via, per utilizzare questo software di contabilità si raccomanda una conoscenza di base della contabilità.
Fakturama
Zervant - La contabilità semplificata
Per chi? Piccole imprese e lavoratori autonomi
Zervant è uno strumento online che si caratterizza per la sua semplicità d'uso. Con pochi clic, potete progettare e modificare in modo professionale i vostri preventivi e le vostre fatture. Potrete poi inviarle in un attimo: via e-mail, in PDF o in versione cartacea, a voi la scelta!
Zervant offre, tra l'altro, le seguenti funzionalità:
- semplice editor di fatture,
- gestionedei contatti e degli indirizzi,
- invio di documenti,
- monitoraggio delle vendite,
- modifica di documenti configurabili individualmente,
- gestionemultilingue di preventivi e fatture.
In pochi secondi, potete vedere se le vostre fatture sono state pagate, se sono ancora in sospeso o se i vostri clienti sono in ritardo con il pagamento. In questo modo avrete una panoramica completa del vostro flusso di cassa.
Con Zervant, tutto è centralizzato in un unico luogo. Tutto è collegato in modo semplice e veloce.
La soluzione è gratuita in Germania per le fatture destinate a un massimo di 10 clienti. Una gamma più ampia di funzioni è disponibile a partire da 7 euro al mese.
Zervant
Con tutti i vantaggi: Attenzione al freeware!
Il software per fatture gratuito presenta molti vantaggi, primo fra tutti il risparmio di risorse. Tuttavia, vorremmo sottolineare che una versione completa gratuita spesso comporta anche alcuni problemi che limitano più o meno l'uso spensierato di tale applicazione.
Gratuito non sempre significa gratuito
Purtroppo, nella maggior parte dei casi, un programma potente non è mai completamente gratuito. Possono sorgere costi nascosti, ad esempio, se ci si rende conto di dipendere da moduli di estensione a pagamento. Essendo un software open-source, Fakturama permette di essere utilizzato in modo completamente gratuito e rimane quindi una rara eccezione. È quindi necessario prestare attenzione a ciò che è incluso nel pacchetto quando si prende una decisione.
Caratteristiche e funzioni
Per ogni programma che state pensando di utilizzare, assicuratevi che integri tutte le funzioni necessarie e rilevanti di cui avete bisogno. In caso contrario, dovrete decidere voi stessi se siete disposti a spendere un budget aggiuntivo per funzioni avanzate ed essenziali, ma a pagamento.
Assistenza clienti
Potete sperare in un' assistenza professionale in caso di domande, problemi o incertezze? Nella stragrande maggioranza dei casi, questo tipo di supporto non è offerto dai programmi di fatturazione gratuiti.
Possibili applicazioni
Il freeware è adatto soprattutto agli imprenditori autonomi e alle piccole organizzazioni, poiché il numero massimo di utenti o di documenti da creare o la capacità massima di archiviazione disponibile per le aziende più grandi vengono raggiunti rapidamente. Le estensioni sono inoltre associate a costi aggiuntivi.
Alternative con versioni di prova gratuite
Debitoor: Intuitivo, innovativo, informativo
Per chi è? Liberi professionisti, fondatori e piccole imprese
Debitoor è un programma per la contabilità e la tenuta dei libri contabili che si rivolge principalmente agli imprenditori autonomi. Con questo intuitivo software di fatturazione è possibile creare fatture, gestire note di credito e inviare promemoria se necessario. È inoltre integrata l 'acquisizione di documenti con tecnologia OCR per una contabilità completa e un accesso speciale per il vostro consulente fiscale.
La versione gratuita di Debitoor è disponibile per sette giorni. Le versioni professionali complete sono a pagamento, ma non mancheranno di soddisfare il vostro portafoglio: a partire da soli 4 euro al mese.
SumUp
Lexoffice: Funzioni su funzioni
A chi si rivolge? Lavoratori autonomi, fondatori e PMI
Lexoffice è il classico tra i programmi tedeschi di contabilità e fatturazione. Che si tratti di creare fatture, inviare ricevute, inviare fatture in conto, banking online integrato, anticipare le dichiarazioni IVA tramite l' interfaccia ELSTER o EÜR , Lexoffice è uno degli strumenti più completi per la gestione finanziaria. Il software, pluripremiato e testato da GoBD, convince soprattutto per l'ampiezza delle sue funzioni e opzioni di applicazione.
Lexoffice offre una versione di prova gratuita di 30 giorni durante i quali è possibile testare completamente lo strumento. È poi possibile utilizzare la versione completa a partire da 7,90 euro al mese.
lexoffice Lohn & Gehalt
orgaMAX
Per chi?
orgaMAX va oltre la pura contabilità. Oltre agli strumenti per la fatturazione e la gestione degli ordini, questa soluzione gestionale combina anche funzioni per la gestione delle attività quotidiane, la gestione degli acquisti e delle vendite, l'amministrazione dei dati anagrafici dei clienti e ampie opzioni di reporting. Ciò significa che tutti i dati necessari per la fatturazione sono riuniti in un unico luogo.
orgaMAX offre una versione di prova gratuita e non vincolante di 30 giorni. I prezzi per la versione completa partono da 7,50 euro al mese.
Fatturazione semplice con un software gratuito
Non lo ripeteremo mai abbastanza: Determinare le vostre esatte esigenze è fondamentale per trovare il software più adatto a voi. Identificando le vostre esigenze, i problemi, i tipi di applicazione e così via, sarete in grado di trovare lo strumento più adatto a voi.
Esistono programmi gratuiti molto affidabili per la fatturazione, come Faktura e Zervant. Tuttavia, se le versioni gratuite non soddisfano le vostre aspettative, non esitate a utilizzare le versioni di prova dei programmi di fatturazione commerciali.
Articolo tradotto dal tedesco