Assicurare la consegna della merce grazie alla bolla di consegna: significato e modello da scaricare
Nel mondo della fatturazione, cos'è una bolla di consegna? Se siete arrivati a questo articolo, probabilmente è perché a un certo punto vi siete posti questa domanda. Non preoccupatevi, abbiamo la risposta.
Anche se non è obbligatoria, la bolla di consegna è un documento molto utile sia in fase di vendita che di acquisto. Tra l'altro, è fondamentale per verificare le transazioni e per poter rivendicare i propri diritti, se necessario.
Vediamo i vantaggi della bolla di consegna, la sua definizione, cosa deve contenere e come realizzarla.
Bolla di consegna: significato
La bolla di consegna è un documento commerciale utilizzato nelle transazioni di vendita per confermare il ricevimento di un bene o di un servizio.
☝️ Questa prova documentale viene redatta dal mittente dell'ordine e deve essere firmata dal destinatario al momento della consegna.
💡 Sapevate che questa parola, che deriva dall'arabo, significa "la ricevuta"?
A cosa serve una bolla di consegna?
Come abbiamo visto, la bolla di consegna serve come prova di una transazione commerciale. Tuttavia, analizziamo più da vicino la sua utilità a seconda delle parti coinvolte:
- Per il venditore: dimostra il ricevimento del prodotto o del servizio da parte dell'acquirente.
- Per l'acquirente: conferma la ricezione dell'ordine concordato.
- Per il vettore (se presente): prova la consegna del bene o del servizio.
Serve quindi a confermare che un ordine è stato spedito e ricevuto dal cliente.
☝️ La lettera di vettura giustifica la consegna della merce, ma non prova il pagamento della stessa.
In genere ne esistono due copie: il documento originale e una copia. Il primo documento è conservato dall'acquirente; il secondo è destinato al venditore o al postino.
Importanza
Sebbene non sia un documento obbligatorio, la preparazione della bolla di consegna è interessante per diversi motivi:
- Testimonia l' accordo di entrambe le parti della transazione.
- Contiene informazioni sull'operazione di consegna: come è stata effettuata?
- Permette al venditore di richiedere il pagamento.
☝️ Le bolle di consegna non vengono registrate nei libri contabili.
È buona norma conservare le bolle di consegna insieme alle fatture per eventuali reclami. Spesso, soprattutto nel caso di fatture riepilogative, queste non riportano la descrizione della merce consegnata, ma fanno riferimento direttamente alla bolla di consegna redatta.
Bolla di consegna e fattura
È importante non confondere la bolla di consegna con la fattura. Entrambi sono due documenti commerciali che accreditano un'azione commerciale, ma uno giustifica la consegna (la bolla di consegna):
- Uno giustifica la consegna (la bolla di consegna);
- l'altro giustifica il pagamento (la fattura) e, quindi, ha funzioni fiscali.
Allo stesso modo, le due differenze principali sono che:
- La fattura ha validità fiscale e tributaria, mentre la bolla di consegna no.
- La fattura è obbligatoria, mentre la bolla di consegna no.
Esempio di bolla di consegna
Ora che conoscete tutti i dettagli della bolla di consegna, vediamo quale forma assume.
🔵 Esempio di bolla di consegna con prezzo:
Modello di bolla di consegna
Noi di Appvizer abbiamo una cosa in mente: rendere la vita più facile a imprenditori e freelance. Per questo abbiamo creato un modello di bolla di consegna gratuito e personalizzabile.
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Cosa deve avere una bolla di consegna?
Come ogni documento formale, la bolla di consegna deve rispettare una serie di requisiti. In altre parole, deve avere alcune caratteristiche comuni e contenere alcune informazioni specifiche.
In generale, deve contenere le seguenti informazioni:
- numero della bolla di consegna
- luogo e data di emissione
- dati fiscali del venditore (nome o ragione sociale, indirizzo e NIF o CIF);
- dati fiscali dell'acquirente (nome o ragione sociale, indirizzo e NIF o CIF);
- descrizione del bene o del servizio;
- quantità di beni e servizi
- luogo e data di consegna;
- forma di consegna (metodo utilizzato).
È possibile includere anche il costo. Tuttavia, non è necessario includere il prezzo dell'ordine, poiché la sua funzione non è legata al pagamento ma alla consegna.
Tipi di bolle di consegna
In relazione ai dati inseriti, si può parlare di due tipi di documenti:
1. Bolla di consegna con valore
È la bolla di consegna che include il prezzo con le tasse e gli sconti, se applicabili. Ciò è dovuto al fatto che di solito non è accompagnata dalla fattura.
Include inoltre tutte le informazioni relative al venditore, all'acquirente e all'ordine (prodotti e quantità).
2. Bolla di consegna senza valutazione
In questo caso, la bolla di consegna viene consegnata insieme alla fattura, quindi non specifica il prezzo.
👉 Include però tutte le informazioni relative all'ordine (prodotti e quantità).
💡 Entrambe le bolle di consegna sono comuni e accettate. L'uso dell'una o dell'altra dipende dall'azienda venditrice o dalle esigenze dell'acquirente.
Come fare una bolla di consegna?
Se sapete come fare una fattura, fare una bolla di consegna non dovrebbe porre troppi problemi. Come potete vedere, sebbene la validità e gli obiettivi non siano gli stessi, il contenuto e il formato sono molto simili.
Se, invece, preferite che le cose siano ancora più semplici, esistono programmi di fatturazione che facilitano la gestione delle attività amministrative; la creazione della nota di consegna potrebbe essere una di queste. È interessante notare che questi programmi comprendono sia opzioni ospitate sul web che in sede.
Non avete più scuse per non ottimizzare i vostri processi aziendali 😉 .
Articolo tradotto dallo spagnolo