Come creare una fattura con nota di credito in 3 passi?
Sapete cos'è una fattura di credito? Come si fa a crearne una? Quali sono le caratteristiche delle fatture in termini di presentazione e registrazione contabile? La fattura di credito è un tipo di fattura che consente a un'azienda di annullare o correggere una fattura precedentemente stabilita. Questo documento è quindi un riconoscimento di un debito nei confronti di un cliente e permette di registrare il rimborso parziale o totale di una fattura.
Mettiamo per un attimo da parte la calcolatrice e scopriamo le risposte alle vostre domande.
Che cos'è una fattura di credito?
È un documento commerciale in cui il venditore dichiara di avere un debito nei confronti dell'acquirente. Questo credito può essere legato a:
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una restituzione di merce,
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un errore nella fattura originale,
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una riduzione commerciale.
A cosa serve la fattura di credito?
Per il venditore, la fattura di credito serve a:
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rettificare un errore nel prezzo, nel riferimento o nel calcolo del prezzo totale,
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rettificare un errore dovuto al mancato rispetto della normativa vigente,
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effettuare uno sconto, un rimborso parziale o totale,
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correggere l'aliquota IVA.
Per il cliente, la fattura di credito serve a:
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ricevere un rimborso,
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effettuare un nuovo acquisto, coprendo parzialmente o totalmente l'importo da pagare.
In cosa differiscono dalle normali fatture?
- Hanno una numerazione diversa.
- L'importo deve essere negativo.
👆 Un altro consiglio: per distinguere la fattura di credito da quella ordinaria, indicare gli importi in negativo.
Quando fare una fattura a credito?
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Nel caso in cui la fattura non sia conforme alle norme stabilite.
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In caso di errore nella dichiarazione IVA.
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In caso di rimborso.
In generale, tutte le aziende possono avere bisogno di emettere una fattura a credito. Anche se nella maggior parte dei casi sono le aziende il cui settore di attività è legato al commercio di beni a farne uso (non sarà un caso comune per un lavoratore autonomo, per fare un esempio).
Il motivo più comune per l'emissione di una fattura di credito è la rettifica di un errore o l'aggiunta di una modifica finanziaria (applicazione di sconti, bonus, ecc.). Tuttavia, possiamo aggiungere 2 motivi per cui la fattura di credito può diventare un argomento di marketing:
Guidare l'atto di acquisto
Probabilmente conoscete le formule "Se non siete soddisfatti, riavrete i vostri soldi", "reso gratuito"..... L'obiettivo è incoraggiare l'atto d'acquisto riducendo i possibili freni. Sia in un contesto BtoB (Business to Business) che BtoC (Business to Consumer):
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Il timore che la taglia non sia appropriata, ad esempio nel settore della moda.
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Il timore di una delusione al momento della ricezione del pacco: una differenza di colori rispetto all'immagine online o materiali di produzione inaspettati.
Avere una garanzia
Le condizioni di arrivo della merce sono fonte di preoccupazione per gli acquirenti: prodotti fragili o alimenti deperibili. In caso di merce danneggiata, consegna difettosa o errore di consegna, la prospettiva di una nota di credito è una via d'uscita onorevole per l'acquirente insoddisfatto.
Differenze tra fatture di credito e di modifica
La fattura di credito è una forma di fattura rettificativa. Prima del 2013, infatti, le fatture di rettifica non esistevano in quanto tali; il modo per correggere o annullare una fattura era la fattura di credito.
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Le fatture di credito sono fatture rettificative con importi negativi.
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Nel caso delle note di credito, non è obbligatorio specificare il motivo dell'annullamento della fattura.
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È obbligatorio emettere note di credito quando si effettuano sconti sulle vendite ai clienti.
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Quando si tratta di errori di importo, gli imprenditori tendono a preferire le note di credito per la loro semplicità.
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È obbligatorio emettere fatture correttive quando gli errori riguardano i dati dei clienti.
Come creare una fattura di credito?
1. Requisiti per la generazione della fattura
La fattura di credito è di solito un tipo di fattura rettificativa. La cosa più chiara, dal punto di vista contabile, è indicare il numero della fattura a cui si fa riferimento. In realtà, per essere più precisi, dobbiamo disporre di tutti i dettagli della fattura che vogliamo rettificare.
In sostanza, devono rispettare le stesse norme degli altri tipi di fattura. Ecco alcuni dei campi cheuna fattura di credito deve contenere:
Numero di fattura.
Data di emissione.
Dati del mittente.
Dati dell'acquirente.
Identificazione della merce consegnata o dei servizi resi.
Aliquota fiscale.
Riferimento alla fattura corretta.
2. Impostazione dei calcoli automatici
Se la fattura di credito apre molte possibilità in termini di politica commerciale e gestione della contabilità, rimane un obbligo difficile da gestire, soprattutto per quanto riguarda il calcolo e il recupero dell'IVA. Il prodotto o il servizio è soggetto all'IVA, qual è la percentuale, su quale base viene applicata: sull'importo iniziale o finale?
Qualsiasi imprenditore può perdersi rapidamente in questo mare di domande, e solo se si è vigili e scrupolosamente rigorosi si possono evitare errori.
Il nostro consiglio? Utilizzate un software basato sul cloud per automatizzare il calcolo, l'emissione e l'invio delle fatture.
3. Automazione delle fatture
I software di fatturazione automatizzano la generazione di tutti i tipi di fatture, comprese quelle di credito. Parametrizzati per i calcoli automatici come l'IVA, questi strumenti servono da guida per garantire la conformità normativa e la corretta gestione contabile. Optando per una soluzione cloud, si ha la certezza di avere aggiornamenti conformi al quadro normativo.
Automatizzare i processi di fatturazione
La fattura di credito è uno strumento prezioso, sia per la gestione interna che per gli addetti alle vendite. Tuttavia, è necessario sapere come utilizzarla... l'aliquota IVA e le menzioni legali che devono essere gestite senza errori.
Le soluzioni di fatturazione in cloud aiutano le aziende a gestire le fatture a livello globale.
Articolo tradotto dallo spagnolo