[Come si fa a essere pagati online?
Quasi 15.000 piccole e medie imprese chiudono ogni anno a causa di mancati pagamenti. La causa principale sono le sviste e gli assegni scoperti.
Optare per la fatturazione elettronica con un metodo di pagamento online riduce il rischio di ritardi nei pagamenti, sviste e incomprensioni.
In questo tutorial sulla fatturazione, vedremo come far pagare le fatture online, in modo da avere il controllo della gestione delle vendite risparmiando tempo .
Come si possono evitare le fatture non pagate e risparmiare tempo nella fatturazione?
Il contesto
Nella frenetica società dei consumi di oggi, dove tutto deve filare liscio e veloce, i clienti cercano un' esperienza personalizzata, fluida e rapida. Alla minima difficoltà, è molto probabile che rimandino la ricerca, l'acquisto o il pagamento a un secondo momento, o addirittura che rinuncino e si dimentichino di voi.
Se siete a disposizione dei vostri clienti e rendete loro le cose più semplici, creerete fiducia e verrete pagati prima.
Tuttavia, la gestione delle vendite e dei rapporti con i clienti è un' attività che richiede molto tempo e che può diventare difficile da gestire per mancanza di tempo e di risorse, soprattutto per i professionisti e i lavoratori autonomi.
Ecco alcuni consigli per aiutarvi a risparmiare tempo nella gestione delle vendite ed evitare fatture non pagate.
Soluzioni da mettere in atto
1. Organizzare e aggiornare i dati
È più facile trovare le informazioni e i contatti che cercate centralizzandoli nello stesso file digitale o nello stesso software. Inoltre, è molto più pratico se dovete condividere i vostri dati. Classificandoli per categoria (cliente privato, cliente commerciale, prodotto nuovo, prodotto usato, formazione, assistenza, ecc.) e aggiornandoli regolarmente, si possono evitare errori e duplicazioni.
2. Controllare la solvibilità del cliente
Prevenire è meglio che curare. Se il vostro cliente è un'azienda, verificate la sua solvibilità su siti di informazione dedicati. Questo vi darà un'idea generale dello stato di salute dell'azienda in questione.
Potete anche interrogare direttamente il vostro cliente o i suoi fornitori.
3. Siate reattivi nelle relazioni con i clienti
Un cliente che ottiene rapidamente ciò che desidera è un cliente soddisfatto. Rispondete alle loro domande e inviate i documenti necessari il più rapidamente possibile. Anche questo può aiutarvi a distinguervi dalla concorrenza.
Seguite i preventivi e le fatture prima della data di scadenza per assicurarvi che il cliente non si sia dimenticato di voi e che non ci siano problemi da parte sua.
Se non avete ricevuto il pagamento dopo il primo giorno di scadenza della fattura, inviate un primo sollecito o telefonate direttamente per saperne di più e proporre una soluzione amichevole.
4. Richiesta di acconti
La richiesta di acconti vi permette di anticipare il costo delle materie prime, che a volte possono essere costose, e il costo della manodopera su un contratto a lungo termine. In questo modo si possono evitare problemi di liquidità a medio termine.
Quando i clienti versano un acconto, si impegnano a pagare il prodotto o il servizio, pena il risarcimento dei danni. Saranno quindi più propensi a pagare l'importo rimanente una volta completato il lavoro. Ricordate di avvertire il cliente quando redigete il contratto scritto e non dimenticate di menzionare la caparra nelle condizioni di vendita, in modo che abbia valore legale.
5. Prevedere un indennizzo in caso di ritardo nel pagamento
Non dimenticate di indicare le indennità di mora e i termini e le condizioni sui vostri preventivi e fatture, nonché nelle condizioni di vendita.
Se il vostro cliente è un'azienda, è obbligatorio indicare un'indennità forfettaria di 40 euro per le spese di incasso, come previsto dal decreto n. 2012-1115 del 2 ottobre 2012. Se il vostro cliente è un privato o un professionista, potete stabilire un'indennità giornaliera. Questa deve essere superiore a tre volte il tasso legale in vigore, ovvero 2,58 euro per il 2019.
Potete addebitare le penali di mora a partire dal giorno successivo alla data di pagamento indicata in fattura. In caso di pagamento in ritardo, le penali sono esigibili il 31° giorno successivo al ricevimento della merce o all'esecuzione dei servizi.
6. Offrite metodi di pagamento rapidi e sicuri
Offrite ai vostri clienti facilità di pagamento proponendo loro una serie di metodi: carta bancaria, bonifico bancario, SEPA (per gli abbonamenti), soluzione online, ecc.
Sapevate che solo nel 2018 in Francia sono stati emessi 5 milioni di assegni scoperti ? Se il vostro acquirente vuole assolutamente pagare con un assegno, proteggetevi richiedendo un assegno bancario ogni volta che è possibile.
7. Utilizzate un software di fatturazione con pagamento online integrato
Gestendo le vendite dalla A alla Z con lo stesso software, risparmiate tempo sulle attività amministrative centralizzando e automatizzando la fatturazione e l'invio dei documenti.
Non ci sono più fatture cartacee che vanno perse, si risparmia sulle spese di spedizione e si rispetta l'ambiente.
Con il pagamento online, i vostri clienti possono pagare non appena ricevono la fattura, riducendo notevolmente i ritardi e i mancati pagamenti.
Tutorial per la fatturazione e il pagamento online
Come abbiamo visto in precedenza, l'utilizzo di un software di fatturazione con una soluzione di pagamento integrata è un modo efficace per gestire le vendite in modo rapido e semplice ed evitare i ritardi nei pagamenti.
Ora vedremo come fatturare e farsi pagare online.
Per questo tutorial utilizzeremo il software di fatturazione INFast. Questa soluzione completa per la gestione delle vendite copre :
- creazione di preventivi e fatture conformi alla normativa antifrode
- pagamento online
- gestione dei dati dei clienti e dei prodotti/servizi,
- monitoraggio della fatturazione e dei pagamenti
- promemoria per i clienti.
Consideriamo ora il caso di David Fabre, un giardiniere paesaggista.
Dopo aver lavorato per diversi anni per un'azienda, due anni fa David ha deciso di mettersi in proprio. Il paesaggista si è costruito una solida reputazione e un gran numero di contratti. Tuttavia, alcuni pagamenti tardavano ad arrivare e David si è trovato in una situazione finanziaria fragile. Inoltre, la gestione della fatturazione è diventata un'attività dispendiosa in termini di tempo. Non ha più abbastanza tempo da dedicare alla sua famiglia. Questo ha un impatto sul suo morale e sull'organizzazione quotidiana.
David ha quindi deciso di utilizzare un software di fatturazione per automatizzare le operazioni di gestione delle vendite e farsi pagare più rapidamente.
Il signor Dupont è un cliente fedele di David, ma purtroppo a volte è distratto e in ritardo con i pagamenti. Vediamo come David può migliorare i tempi di pagamento nei diversi casi che incontrerà.
1. Prima di iniziare
Innanzitutto, quando David si collega per la prima volta, inserisce i dati della sua azienda. Questo gli consentirà di automatizzare le attività future.
Fa clic sul suo nome in alto a sinistra della finestra. Poi, nel menu a discesa, fa clic su "La mia azienda".
David compila le seguenti informazioni:
- nome dell'azienda
- dati di contatto,
- numeri SIRET e SIREN,
- numero di partita IVA,
- forma giuridica,
- informazioni legali.
Queste informazioni appariranno automaticamente su tutti i documenti di fatturazione creati. Può essere modificata in qualsiasi momento nell'account di David o direttamente sulle fatture, caso per caso.
2. Modifica e invio di un preventivo
Come promemoria, i preventivi sono obbligatori per la maggior parte delle attività dalla legge Hamon del 2014. Oltre a ciò, per David è anche un buon modo per assicurarsi una vendita e tutelarsi in caso di controversia.
Il signor Dupont vuole ordinare una recinzione per chiudere il suo esterno. Chiede quindi a David un preventivo.
Per creare un preventivo dal suo cruscotto, David va su "Home", quindi su "Crea un preventivo".
Cosa deve apparire sul preventivo
Per creare un preventivo, David deve inserire :
- il nome e i dati di contatto del cliente (in questo caso, il signor Dupont),
- una ripartizione dettagliata di ogni servizio e/o prodotto, in termini di quantità e prezzo unitario IVA esclusa,
- il prezzo della manodopera, IVA esclusa,
- le aliquote IVA in vigore, se applicabili, in base alla natura dei prodotti e dei servizi,
- il periodo di validità dell'offerta.
La data e la numerazione del preventivo sono gestite automaticamente dal software e non possono essere modificate, in modo che il preventivo e la successiva fattura siano conformi alla legge contro le frodi IVA.
David include anche tutti i dettagli rilevanti, come i termini di consegna, le date dei servizi, il periodo di garanzia, ecc.
Calcolo dell'aliquota IVA
David inserisce il prezzo al netto delle imposte (HT) dei suoi articoli e le aliquote dell'imposta sul valore aggiunto (IVA). Il software calcola e visualizza immediatamente il prezzo comprensivo di tutte le imposte. Se non viene inserita alcuna aliquota IVA, l'aliquota predefinita è del 20%.
Invio del preventivo
Il nostro paesaggista invia quindi una notifica via e-mail al signor Dupont premendo l'icona e-mail in basso a destra della finestra.
Martin Dupont apre la sua e-mail e fa clic sul pulsante "Vedi preventivo". Questo lo porta a una pagina sicura dove può accettare o rifiutare il preventivo.
Una volta che il signor Dupont ha approvato il preventivo, David viene informato immediatamente.
3. Convertire il preventivo in una fattura valida
Una volta accettato il preventivo, David lo converte immediatamente in fattura cliccando sul pulsante Converti in fattura in basso a destra della finestra.
Una volta che la fattura è stata controllata e registrata. Non resta che inviare una nuova notifica al signor Dupont.
4. Pagamento online sicuro
Il sig. Dupont riceve una nuova e-mail di notifica.
Facendo clic sul pulsante "Visualizza fattura", Martin Dupont viene portato direttamente alla pagina di pagamento , dove viene visualizzata anche la fattura.
Inserisce i dati della carta di credito e convalida il pagamento.
Il pagamento online è protetto da 3D Secure e i dati sono archiviati e protetti in Europa, in conformità con il RGPD.
Il pagamento viene registrato e la fattura viene annotata come "pagata" nel software di fatturazione.
David riceve una notifica del pagamento all'indirizzo e il pagamento viene trasferito sul suo conto bancario.
Offrendo il pagamento online, i tempi di pagamento delle fatture si riducono, e tempi di pagamento più brevi significano crescita dell'attività.
Inoltre, David migliora la sua reputazione e le relazioni con i clienti: essendo reattivo e attento, costruisce un rapporto di fiducia.
5. Tenere traccia dei pagamenti e dello storno delle fatture
Tenere sotto controllo i pagamenti è importante per la salute e il flusso di cassa dell'azienda, ma anche per contattare i clienti al momento giusto.
Ordinando i documenti per filtro, David può vedere in tempo reale lo stato delle sue fatture e chi deve ricordare.
Per monitorare l'apertura delle e-mail e lo stato di preventivi e fatture, David accede alla scheda 'Documenti'.
L'icona della busta aperta indica che il cliente ha aperto l'e-mail. Una busta chiusa significa che il cliente non ha visualizzato l'e-mail. Se non appare nulla, il cliente non ha ricevuto l'e-mail. David sa che deve inviare una nuova e-mail di sollecito o telefonare direttamente al cliente.
David esamina le fatture pagate e quelle in sospeso. Può vedere che il signor Dupont ha pagato l'ultima fattura, ma che la fattura del 27 agosto è ancora in sospeso.
David potrà inviare un messaggio in base allo stato della fattura e al numero di giorni di ritardo indicati nel software.
Per ricordare al signor Dupont, sceglie uno dei modelli precompilati suggeriti:
- Preavviso: è un messaggio di cortesia da inviare quando si avvicina la data di scadenza del preventivo o della fattura;
- Promemoria 1: è la prima e-mail di sollecito;
- Promemoria 2: questo secondo messaggio di sollecito più deciso deve essere inviato se il primo sollecito non ha avuto seguito.
Nel caso di un primo sollecito, David seleziona il modello Seguito 1.
Il nostro paesaggista imposta quindi le scadenze di sollecito utilizzando la "Configurazione degli avvisi di sollecito e dei modelli".
Il signor Dupont riceverà quindi una nuova notifica che lo inviterà a visualizzare la sua fattura. Verrà quindi reindirizzato alla pagina di pagamento online, insieme all'e-mail di promemoria, consentendogli di aggiornare immediatamente i pagamenti.
In conclusione
La fatturazione e il pagamento online sono una soluzione semplice e veloce per una gestione fluida delle vendite. Adottando le migliori pratiche che abbiamo elencato e applicandole a una soluzione di fatturazione che offre il pagamento online, sarete pagati più rapidamente e avrete il controllo del vostro flusso di cassa. Risparmierete tempo nella fatturazione e migliorerete le relazioni con i clienti. Così potrete concentrarvi sul vostro core business in tutta tranquillità.
Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese