La dematerializzazione delle fatture come leva di produttività
Qual è il legame tra la gestione delle fatture senza carta e la produttività?
È quello che spiegheremo in questo articolo.
Ma prima, un rapido promemoria su cosa sia una fattura e sul ruolo che svolge nella gestione di un'azienda.
Fatture, pre-contabilità e gestione finanziaria
La fattura è un documento contabile (alla stregua di una nota spese o di un estratto conto bancario) che certifica l'incasso o il pagamento di denaro. In un'azienda, tutti i flussi monetari e finanziari devono essere contabilizzati.
La pre-contabilità, invece, consiste nel raccogliere, organizzare e trasmettere tutti i documenti contabili per l'elaborazione. Questa fase è necessaria per una corretta tenuta della contabilità, che prevede il regolare controllo dei bilanci.
Per il funzionamento di un'azienda è necessario monitorare un certo numero di indicatori. Tenere sotto controllo le cifre è proprio ciò che chiamiamo gestione finanziaria. Se monitorata correttamente, la gestione finanziaria dovrebbe consentire di prendere decisioni (come investire, risparmiare o chiedere un prestito) per ottenere profitti.
In breve, la gestione delle fatture è fondamentale per la crescita di un'azienda.
Tendenze 2020 nella dematerializzazione delle fatture
Il barometro sulle pratiche di dematerializzazione delle fatture tra le imprese francesi è piuttosto illuminante sulle motivazioni che spingono le aziende a dematerializzare la gestione delle fatture.
Nel 2020, il 76% delle aziende intervistate dispone di almeno una soluzione per la dematerializzazione delle fatture a fini fiscali. Si tratta del 15% in più rispetto al 2018.
Sono tre i motivi per cui le aziende scelgono di dematerializzare le fatture:
- l'obbligo normativo: 52%, 30 punti in più rispetto al 2018,
- la ricerca di incrementi di produttività: 49% (in calo di 2 punti rispetto al 2018),
- e la soddisfazione delle esigenze dei clienti: 49% (-10 punti rispetto al 2018).
💡 L'obbligo normativo si riferisce all'introduzione della fatturazione elettronica a partire dal 2023. Questa disposizione fa parte della legge finanziaria 2020 per combattere le frodi IVA.
Oltre agli aspetti legali, le imprese possono trarre numerosi vantaggi:
- risparmio di carta
- facilitare l'archiviazione dei documenti contabili
- riduzione degli errori di inserimento dei dati
- ridurre i tempi di pagamento
- proteggere i dati sensibili
- facilitare la risoluzione delle controversie
- e riflettere un'immagine più moderna del marchio.
Sempre secondo il barometro, i 3 principali vantaggi della dematerializzazione comprendono:
- tracciabilità dei processi
- affidabilità del processo
- conformità alle normative.
Infine, mentre due anni fa i vantaggi commerciali erano più difficili da cogliere rispetto a quelli tecnici, il 2020 vedrà l'ingresso di due vantaggi puramente commerciali:
- riduzione dei tempi di pagamento
- il miglioramento del rispetto delle scadenze di pagamento.
Le sfide della fatturazione elettronica
La trasformazione digitale delle imprese in Francia, in particolare delle PMI, è in ritardo rispetto ai suoi vicini europei. Al 15° posto in termini di digitalizzazione, la Francia registra anche ritardi nei pagamenti.
Alla fine del 2019, le PMI francesi sono state pagate in media con 11,5 giorni di ritardo. E questi ritardi non sono stati privi di conseguenze, in quanto sono stati la causa di un fallimento su quattro. La dematerializzazione delle fatture comporta quindi una serie di sfide importanti:
- Questioni operative: la creazione di registri contabili e l'utilizzo di conti dedicati migliorano l'efficienza operativa.
- Questioni ecologiche: ogni anno nel mondo si consumano 339 milioni di tonnellate di carta, pari a 10 kg al secondo. Si tratta di 10 kg al secondo. Se si pensa che un chilo di carta richiede 2 chili di legno e 60 litri d'acqua, si comprende subito l'entità dell'impronta ambientale.
- Questioni di sicurezza: la conservazione, l'archiviazione e l'accesso ai dati finanziari (sensibili) sono essenziali e sono più efficienti se il processo è digitalizzato.
- Questioni normative: le aziende dovranno adottare la fatturazione elettronica entro il 2023-2025 o rischieranno di essere multate fino al 50% dell'importo della fattura.
- Aspetti economici: l' elaborazione manuale di una fattura di un fornitore costa circa 14 euro, mentre una fattura di un cliente costa da 5 a 8 euro. Su scala europea, le aziende potrebbero risparmiare 64,5 miliardi di euro se non utilizzassero la carta.
La struttura dei costi di una fattura
Come abbiamo appena detto, oltre alle questioni operative, ecologiche, di sicurezza e normative, la gestione dematerializzata delle fatture rappresenta una grande sfida economica.
Per capirci, ecco la ripartizione dei costi tra una fattura del fornitore e una del cliente:
- 1/3 per il fornitore che emette la fattura
- e 2/3 per l'acquirente che deve pagarla.
La fattura del fornitore è quindi più lunga e costosa della fattura del cliente. Con la dematerializzazione, è possibile risparmiare dal 25 al 50% del costo di elaborazione di una fattura fornitore, accelerando al contempo il processo complessivo.
Il costo dell'elaborazione manuale delle fatture dei fornitori comprende un ritardo di due settimane (tra la ricezione e il pagamento) e rappresenta 14 euro per fattura. A ciò si aggiungono i tempi di pagamento (circa una settimana) e i costi di affitto dei magazzini di stoccaggio.
I costi invisibili, invece, si nascondono nei ritardi di pagamento, nel mancato rispetto delle scadenze (con penali e contestazioni) e nel deterioramento dei rapporti con i fornitori.
Ma nonostante l'introduzione obbligatoria della fatturazione elettronica entro il 2023-2025, l'80% delle fatture dei fornitori viene ancora emesso in formato cartaceo. Tra gli ostacoli che le aziende incontrano, la difficoltà di misurare il ritorno sull'investimento derivante dalla dematerializzazione delle fatture è in cima alla lista con il 59% (seguita dalla resistenza al cambiamento, la difficoltà di misurare il ritorno sull'investimento derivante dalla dematerializzazione delle fatture).La resistenza al cambiamento, la difficoltà di comprendere i vincoli normativi e, infine, con il 36,5%, la difficoltà di integrarsi con il sistema di gestione generale).
Cifre chiave per la dematerializzazione delle fatture
Quando si tratta di misurare il ROI della fatturazione senza carta, bastano alcune cifre:
- Ogni anno in Francia vengono emessi 2,5 miliardi di fatture.
- Il 5% del fatturato di un'azienda viene speso per la gestione di documenti cartacei.
- Il tempo medio di elaborazione di una fattura, dal ricevimento al pagamento, è di 8,6 giorni.
- Il costo di emissione di una fattura di vendita in uscita è di 5 euro in formato elettronico contro 9,5 euro in formato cartaceo.
- Per una fattura di acquisto in entrata, il costo è di 7,5 euro (elettronica) contro 13,8 euro (cartacea).
- Il 75% delle aziende che dematerializzano le proprie fatture riporta un miglioramento nelle relazioni con i clienti/fornitori.
- E in media, la dematerializzazione delle fatture fa risparmiare il 30% di tempo e 70 kg di carta nel corso di un anno.
3 consigli per far sì che la dematerializzazione delle fatture sia redditizia
In conclusione, ecco 3 consigli utili e applicabili per garantire la redditività della dematerializzazione delle fatture.
- In primo luogo, vi consigliamo di essere metodici nell'archiviazione delle fatture. Qualunque sia il vostro metodo (cronologico, alfabetico, per cliente/fornitore o altro), esso deve consentirvi di trovare rapidamente e facilmente tutti i tipi di documenti contabili: fattura, estratto conto bancario, nota spese, ecc.
- Poi, dotatevi di un software ad alte prestazioni come Dext. Non occorre necessariamente uno strumento complesso che copra ogni aspetto della vostra attività. Esistono soluzioni di facile utilizzo, che si interfacciano con l' ecosistema contabile e sono facili da usare. Iniziate con una prova gratuita quando vi avvicinate al periodo di fatturazione, per farvi un'idea della situazione. La maggior parte (se non tutti) i pacchetti software presenti sul mercato offrono questa possibilità.
- Infine, vi consigliamo di rivolgervi a un esperto, sia che si tratti di uno studio che di un ufficio contabile. I commercialisti professionisti hanno il vantaggio di essere multispecializzati e possono fornirvi una consulenza eccellente, che si tratti di contabilità, finanza o tasse. Vi aiuteranno a ottimizzare i vostri processi e a risparmiare dove possibile.
Articolo tradotto dal francese