Come mantenere con successo la sintonia tra team internazionali
Con la crescita delle aziende, la presenza di team che lavorano al di fuori della sede centrale, molto probabilmente in un altro Paese, diventa quasi inevitabile. Inoltre, secondo recenti rapporti, il 63% delle aziende statunitensi ha oggi lavoratori a distanza1, che potrebbero anche non mettere mai piede in un ufficio fisico.
Questa tendenza alla dispersione dei team, sia a livello nazionale che internazionale, significa che mantenere i membri dei team della vostra azienda in sintonia, allineati sulla cultura aziendale e che lavorano per gli stessi obiettivi, è più importante che mai, e anche più impegnativo.
Le aziende devono puntare a creare un ambiente trasparente, in cui le conoscenze siano disponibili per tutti, indipendentemente dalla loro posizione fisica. Questo modo di lavorare aumenta la motivazione e la produttività e garantisce un linguaggio e una visione condivisi tra i team globali.
Come si arriva a questo punto?
Scegliere uno strumento di gestione del lavoro per centralizzare tutto
Il numero di strumenti che utilizziamo per gestire il nostro lavoro cresce di anno in anno, con una PMI media che oggi utilizza oltre 20 applicazioni SaaS. Con l'aumentare delle dimensioni dell'azienda, cresce anche il numero di strumenti. Le aziende con 1-10 dipendenti utilizzano in media 26 app, mentre quelle con 251-1000 dipendenti ne utilizzano in media 124.2 Con ogni team o ufficio che utilizza il proprio strumento di scelta, lavorare in silos diventa la nuova realtà.
Per riuscire a mantenere sincronizzati i team internazionali, è necessario adottare uno strumento centrale per l'intera azienda. Una piattaforma di gestione del lavoro è un'ottima soluzione per mantenere le informazioni centralizzate e abbattere i confini fisici. Se qualcuno ha bisogno di un'informazione specifica, invece di dover aspettare che qualcuno in un altro fuso orario si svegli e la fornisca, può trovarla in modo indipendente ed efficiente all'interno dello strumento.
Utilizzate il vostro strumento di gestione del lavoro sia per il lavoro a livello aziendale che per quello a livello di team
La flessibilità di questi strumenti significa che sia i processi di alto livello a livello aziendale, come la pianificazione della roadmap, la definizione delle politiche aziendali e la formazione dei nuovi assunti, sia il lavoro dei singoli team possono essere gestiti in modo semplice e visivo da un unico luogo.
monday.com è un esempio di uno di questi strumenti. Utilizzando i blocchi di costruzione forniti, è possibile costruire schede per gestire ogni processo e persino collegare più schede per creare interi flussi di lavoro. Si può pensare a una scheda come a una versione più intelligente e visiva di un foglio di calcolo.
Ci sono infiniti modi di costruire schede per supportare qualsiasi processo, progetto o attività. Dalla pianificazione di un calendario di contenuti al bug tracking, dalla gestione delle proprietà alle richieste creative, il lavoro di ogni team può essere gestito in un'unica piattaforma!
Poiché le bacheche sono visibili per impostazione predefinita a tutti i membri dell'account, ogni membro del team, indipendentemente dalla sua posizione, può essere aggiornato sullo stato attuale di ogni progetto o attività, vedere chi è responsabile e cosa viene discusso.
Questo approccio centralizzato e libero alla condivisione delle informazioni è il primo passo verso un ambiente di lavoro trasparente.
Comunicare nel contesto e in un unico luogo
Sempre più team si stanno allontanando dalla posta elettronica come principale mezzo di comunicazione interna. Con tutti i problemi che comporta (limitazione di chi vede le conversazioni, problemi di ricerca e condivisione dei file, solo per citarne alcuni), i team cercano modi alternativi per comunicare.
L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro per comunicare sia a livello di team che di azienda consente di centralizzare la comunicazione in un contesto. In monday.com, facendo clic su ciascun elemento di una scheda, si apre la sezione degli aggiornamenti per la comunicazione. È possibile @menzionare persone specifiche, team o tutti i membri dell'account, attivando messaggi in tempo reale. Le conversazioni avvengono nel contesto di ciò che viene discusso, il che significa che possono essere facilmente individuate in seguito.
Inoltre, è buona norma utilizzare uno strumento per la comunicazione a livello aziendale, che si tratti di aggiornare sulle modifiche apportate ai prodotti, fornire aggiornamenti settimanali sui reparti o sul sito o discutere di argomenti specifici con tutti. La creazione di schede per comunicare in questo modo manterrà tutti sulla stessa pagina, indipendentemente da dove lavorano!
Comunicare con un team su ogni piccolo cambiamento può richiedere molto tempo e consumare le poche ore della nostra giornata. L 'automazione degli aspetti della comunicazione, probabilmente la cosa più potente che si possa fare in uno strumento di gestione del lavoro, riduce il lavoro manuale.
Immaginate di cambiare la data di una scadenza di un progetto o di un compito. Invece di dovervi ricordare di comunicarlo a tutte le persone che lavorano con voi sul progetto, che possono o meno lavorare nel vostro stesso ufficio, un'automazione può farlo per voi. Questo modo di comunicare con i membri del team è il futuro del lavoro produttivo e un controllo di sicurezza per mantenere sempre allineate le persone che lavorano a livello internazionale.
Creare un hub di lavoro collegato a tutti gli altri strumenti
L'uso di uno strumento di gestione del lavoro probabilmente non sostituirà tutti gli altri strumenti dei team della vostra azienda, e questo va bene.
L'integrazione delle applicazioni scelte da ciascun team con lo strumento di gestione del lavoro porterà i dati di tutte le altre applicazioni in un unico luogo centrale. Questo è il modo migliore per tenere collegati più team ed evitare i silos di lavoro.
I dati possono essere visualizzati e compresi da tutti in azienda, non solo dal team che lavora con gli altri strumenti. Questo amplia le conoscenze e aiuta i membri del team a capire come il loro lavoro si inserisce in un quadro più ampio.
I dati possono poi essere manipolati e presentati, utilizzando diverse visualizzazioni, come ad esempio linee temporali, calendari, grafici e persino aiutando nella gestione delle risorse.
Creare report in tempo reale per i manager per ottenere le informazioni più importanti
Dare a tutti i membri dell'azienda, soprattutto ai dirigenti, la possibilità di capire visivamente cosa sta accadendo da un livello elevato è fondamentale per l'allineamento internazionale.
È probabile che all'interno del vostro strumento di gestione del lavoro si verifichino così tante cose che spesso i manager vogliono vedere solo la linea di fondo, senza i dettagli. Riunendo tutti i dati e ottenendo informazioni di alto livello, tutti si concentrano sugli obiettivi e si assicurano che vengano sempre raggiunti.
Questi report possono essere prodotti facilmente, utilizzando le dashboard personalizzabili, costruite con diversi widget come grafici, numeri, monitoraggio dei progressi e allocazione del carico di lavoro, per mostrare importanti intuizioni in tempo reale. Si tratta di un modo semplice e super visivo per visualizzare dati complessi e capire a colpo d'occhio come stanno le cose.
Lavorare in modo più intelligente, lavorare meglio
In conclusione, l'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro aiuta le organizzazioni con team internazionali a lavorare in modo più intelligente. Significa che c'è un'unica fonte di verità per l'intera organizzazione, quindi non importa in quale reparto si lavori o dove ci si trovi, si può sempre essere al corrente di ciò che sta accadendo.
Le decisioni vengono prese più rapidamente e i team possono muoversi più velocemente perché si evitano i silos. La comunicazione avviene in un unico luogo e le notifiche sui cambiamenti e gli aggiornamenti di stato possono anche essere automatizzate, in modo che le persone giuste siano sempre informate. Questi 5 consigli sono un ottimo inizio per qualsiasi azienda che voglia lavorare con successo con i membri dei team di tutto il mondo.
Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono indipendenti dalla redazione di appvizer. Ogni commento e/o posizione è personale.
- https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
- https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/
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