Definizione del progetto: il primo passo verso il successo del vostro progetto
Qual è il modo migliore per concepire un progetto in modo che non sia destinato al fallimento?
Come si può sviluppare una base progettuale che garantisca la realizzazione lineare di un progetto e ne determini il successo?
In altre parole, come si può garantire che un progetto sia completato entro il budget e i tempi previsti? E che allo stesso tempo possa raggiungere gli obiettivi pianificati?
Tutto questo è possibile grazie a una definizione di progetto ottimizzata!
Ma cos'è la definizione di un progetto? E come può essere eseguita in modo ottimale nella vostra organizzazione, evitando tutti i possibili errori?... Lo scoprirete in questo articolo!
Che cos'è un progetto?
Prima di passare al concetto di definizione del progetto, è bene definire brevemente il termine "progetto".
Il termine "progetto" si riferisce a una sequenza di attività caratterizzate da un inizio e una fine. Di norma, un progetto persegue risultati e tempi definiti entro i quali le sue attività devono essere completate.
Un progetto è quindi una serie di azioni pre-pianificate che sono uniche e di durata fissa. Il progetto mira a raggiungere un obiettivo chiaro e predefinito. Questo obiettivo può essere realizzato attraverso un processo continuo di pianificazione e controllo delle risorse e dei vincoli di costo, tempo e qualità.
Definizione del progetto
La definizione del progetto costituisce la base di un progetto. Si riferisce alla prima fase del progetto ed è uno strumento importante nella gestione dei progetti, in quanto funge da base per un progetto di successo.
In particolare, si tratta di definire le specifiche e le condizioni quadro per la successiva pianificazione del progetto. La definizione del progetto è la fase in cui vengono delineate le caratteristiche principali del progetto:
→ La definizione del progetto stabilisce i seguenti componenti:
- Gli obiettivi,
- I gruppi target,
- Il piano di lavoro,
- I prodotti,
- I risultati attesi,
- I partner,
- Il periodo di tempo,
- il luogo, ecc.
La definizione del progetto corrisponde alla fase di brainstorming, cioè alla preparazione del progetto.
La definizione del progetto inizia con un'idea e termina con la stesura di un documento, il brief di progetto, che riassume quanto segue:
- Il contesto del progetto,
- i suoi componenti
- una prima stima dei costi del progetto e delle risorse necessarie per la sua realizzazione.
La definizione del progetto termina quando gli aspetti principali del progetto vengono delineati e comunicati dal team di progetto. La definizione del progetto è seguita dalla fase di pianificazione.
Definizione del progetto in pratica: come si svolge la definizione del progetto?
La prima premessa da tenere presente è che ogni progetto è diverso a seconda del settore in cui viene creato. I progetti assumono forme diverse a seconda del tipo di organizzazione e del settore in cui vengono creati.
Tuttavia, a prescindere dalla forma specializzata dei progetti, tutti i progetti hanno alcuni elementi chiave in comune. Si tratta di elementi che devono essere presi in considerazione quando si sviluppa la definizione del progetto.
Criteri di progetto: gli elementi principali di un progetto
I principali elementi sopra citati che definiscono un progetto e contribuiscono alla sua creazione sono
- Temporalità: un progetto ha sempre un inizio, una durata e una fine predeterminati;
- Unicità e specificità dell'obiettivo: un progetto produce un risultato o un prodotto unico;
- l' impegno di risorse specifiche (persone, denaro, materiali, macchine) destinate specificamente al progetto;
- Sviluppo secondo le fasi che compongono il ciclo di vita del progetto: Concezione, pianificazione, realizzazione e completamento;
☝ Un progetto è costantemente sottoposto a fasi di monitoraggio e verifica per garantire il raggiungimento dell'obiettivo. Le fasi di monitoraggio sono seguite da fasi di adeguamento attraverso le quali vengono apportate le modifiche necessarie.
- Impiego di un team di progetto;
- Elevata adattabilità alle situazioni complesse e dinamiche in cui il progetto viene realizzato.
Ogni progetto è quindi caratterizzato dalla combinazione degli elementi principali e degli elementi del rispettivo settore.
Tuttavia, tutti i progetti hanno una struttura particolare, nota come ciclo del progetto. Esso può essere riassunto come segue:
- La fase ideativa (la definizione del progetto);
- La fase di pianificazione;
- l'attuazione;
- la conclusione.
Quali sono gli elementi da considerare quando si scrive la definizione del progetto?
In linea con le premesse di cui sopra, una definizione di progetto pertinente deve tenere conto di tutti gli elementi sopra menzionati. Infatti, i punti precedenti definiscono la procedura da seguire per scrivere una definizione di progetto pertinente.
Gli elementi principali devono essere riflessi nella definizione del progetto. Infatti, la definizione del progetto è uno schema iniziale che deve riassumere tutte le componenti del progetto e tutte le fasi.
La definizione del progetto deve facilitare la comprensione di come si svilupperà il progetto. Dovrebbe anche rendere più chiaro il contenuto, l'ambito e l'obiettivo del progetto.
Quali sono le fasi da seguire?
In particolare, ci sono due fasi chiave da considerare quando si definisce un progetto: Preparazione e Avvio.
1. Preparazione
In questa fase della definizione del progetto, si stabilisce di cosa dovrebbe trattarsi e perché il progetto è importante. Si decide anche quali sono gli obiettivi e i risultati da raggiungere.
Nella fase di preparazione, dovreste cercare di rispondere alle seguenti domande e raccogliere informazioni in merito:
- Qual è la domanda centrale attorno alla quale sviluppare il progetto? → Descrizione del problema
- Qual è lo scopo del progetto? → Obiettivi del progetto
- Quali sono i metodi da utilizzare per raggiungere l'obiettivo? → Delimitazione del progetto
- Entro quale arco di tempo deve essere completato il progetto? → Ambito del progetto
- Quali sono le risorse stimate per la realizzazione del progetto? → Ambito del progetto
- Quale team di progetto deve essere impiegato? → Partecipanti al progetto
- Chi sono i clienti e gli stakeholder? → Partner di interfaccia
- In quante e quali fasi dovrebbe essere suddiviso l'intero progetto?
- Quali sono i fattori che possono contribuire al successo e i rischi che potrebbero sorgere durante l'implementazione del progetto?
Quando si scrive la definizione del progetto, è importante concentrarsi principalmente sui tre elementi seguenti:
a. L'obiettivo del progetto;
b. Obiettivo del progetto;
c. L'ambito del progetto.
👀 Per ogni fattore, richiedere le informazioni corrette alle parti interessate!
a. Obiettivo del progetto
In inglese significa "obiettivo". Si riferisce al beneficio a lungo termine del progetto per gli stakeholder (gruppi di interesse interessati).
→ Risposta alla domanda: cosa si vuole ottenere?
b. Obiettivo del progetto
In inglese, questo è espresso come "objective". Si riferisce ai risultati finali sotto forma di sotto-obiettivi che vengono realizzati entro un certo quadro di tempi e costi e i parametri di rischio previsti. Il beneficio definito e atteso dovrebbe essere raggiunto attraverso questi parametri.
→ Risposta alla domanda: come deve essere raggiunto l'obiettivo?
c. Ambito del progetto
L' ambito del progetto spiega di cosa si tratta e cosa non fa parte del progetto. Serve a stabilire confini chiari.
→ Risponde alla domanda: cosa c'è dentro e cosa c'è fuori da un progetto?
☝ Spiegare le aree non di progetto è utile perché evita il rischio che l'ambito del progetto si espanda sempre di più.
Ciò può accadere, ad esempio, se i clienti continuano a chiedervi di includere nuovi compiti nel progetto.
Attenzione! Nel caso in cui vengano apportate delle modifiche, queste devono essere accuratamente documentate (ad esempio, se viene utilizzato un budget maggiore).
👀 Come si verifica la fattibilità di un progetto?
Per valutare la fattibilità di un progetto si possono utilizzare i seguenti metodi:
- Studio di fattibilità, che mostra se un progetto è fattibile, redditizio ed economicamente rilevante;
- PoC (Proof of Concept), che verifica se un progetto può essere conveniente.
2. avvio
Nella seconda fase della definizione del progetto, viene creato il brief del progetto . Questo documento ha lo scopo di mettere per iscritto le informazioni ottenute nella fase di preparazione.
L'incarico di progetto viene creato dal project manager, che in genere è anche il leader del progetto. Una volta redatto il brief di progetto, vengono riuniti il team di progetto e le parti interessate. I contenuti del progetto vengono quindi concordati con le parti interessate (il modello decisionale per le parti interessate viene chiamato proposta di progetto ).
Una volta redatto l'incarico di progetto o la proposta di progetto, questo viene presentato e sottoposto a decisione.
Qual è l'obiettivo della definizione del progetto?
L'obiettivo della definizione del progetto è garantire il successo di un progetto.
Come per qualsiasi tipo di lavoro, se non si gettano buone basi e non si inizia in modo corretto, il risultato non potrà che essere mediocre. Le fondamenta di un progetto devono essere preparate e lavorate in modo adeguato. Solo così è possibile ridurre al minimo, se non eliminare, i potenziali problemi che possono sorgere.
Grazie a una buona definizione del progetto, è possibile ridurre al minimo la quantità di energia necessaria. Questo è vantaggioso sia per il team di progetto che per il cliente.
Il successo di un progetto si misura in termini di tempo, risorse e risultati. Un progetto si considera riuscito non solo se viene completato entro i tempi previsti. Il successo di un progetto si ottiene anche se le risorse disponibili erano sufficienti e se sono stati raggiunti i risultati desiderati.
Ecco la definizione di un progetto!
Se avete seguito tutte le istruzioni che vi abbiamo dato finora... allora siete sulla buona strada per un progetto di successo!
Se avete domande o dubbi, non esitate a comunicarceli direttamente nel box dei commenti!
Articolo tradotto dal tedesco