La 10 fasi di un progetto che vi porteranno al successo

Quali sono le fasi di un progetto agile e non ? Da dove cominciare a progettare e con cosa finire? Quali sono le regole da seguire? La vita in un'azienda, proprio come in un'organizzazione pubblica, richiede sempre più capacità di project management ma soprattutto le capacità organizzative di lavorare per progetti.

Esistono diversi metodi e strumenti per la gestione dei progetti, ma i passi da seguire sono sempre gli stessi. Seguendo queste diverse fasi durante la pianificazione del progetto, potrete garantire la gestione del progetto riducendo al minimo i rischi per il vostro team.

Appvizer descrive in dettaglio le 10 fasi da seguire per completare con successo il vostro progetto in condizioni ottimali e condivide con voi le best practices da adottare nella gestione del progetto da includere nella vostra strategia.

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Qualche promemoria di Project Management

Gestione del progetto: definizione

Un progetto è un insieme di azioni svolte da un team, con un unico obiettivo che risponde a un bisogno. Porta alla produzione di deliverable e mira a raggiungere un obiettivo preciso, definito a monte.

La gestione del progetto consiste nell'organizzare e monitorare l'andamento di queste azioni, assicurando al contempo una gestione ragionata delle risorse e garantendo un livello di informazione sempre ottimale per tutti gli stakeholder del progetto.

Il metodo delle 5 W vi permette di tracciare i contorni del vostro progetto.

I componenti di un progetto

Un progetto si basa su tre componenti principali, che devono essere gestite contemporaneamente per completare con successo un progetto:

• risorse - umane, finanziarie, materiali o software
• costi - in euro, ma anche nel tempo
• scadenze

Fasi di un progetto, il percorso

Fase n°1: definire i bisogni

La prima fase è l’analisi delle vostre esigenze, della relazione tra le ragioni scatenanti e l’identificazione del progetto come soluzione. Si tratta di un'analisi della situazione esistente: prestazioni aziendali, processi in atto, strumenti utilizzati, risorse disponibili, opportunità, ricerche di mercato, ecc. Questo porta all'analisi e alla formalizzazione dei bisogni.

Si chiama anche progetto preliminare o avvio del progetto.

Questo passaggio aiuta a identificare chiaramente il problema da risolvere e permette anche di definire la metodologia di progetto più adatta al contesto della vostra azienda. Lavorare in modalità progetto, sì, ma secondo quale metodologia?

Il progetto può derivare da un problema da risolvere, da una richiesta interna o esterna all'azienda, dal desiderio di innovazione, dalla gestione del cambiamento, ecc. Le ragioni che motivano la gestione di un progetto sono tanto varie quanto i progetti.

👉 Al termine di questa prima fase, dovete avere una visione chiara e precisa del vostro obiettivo, del vostro scopo da raggiungere. Avere una visione concreta e coerente del proprio progetto è essenziale per coinvolgere il team di progetto, da un lato, e per cogliere serenamente i rischi del progetto, dall'altro. In questo modo, sarete in grado di adattarvi meglio durante tutto il progetto.

Fase n° 2: mettere insieme un Dreamteam

Poi arriva la fase di mettere insieme un team di progetto, guidato da un project manager (il responsabile del progetto). Il team deve comprendere persone con una varietà di competenze che si completino a vicenda e che siano in grado di affrontare i problemi e di risolverli nel miglior modo possibile e nel più breve tempo possibile.

Ad ogni membro del team di progetto viene assegnato un ruolo specifico:

• coordinare e gestire l'avanzamento del progetto (il capo progetto)
• gestire il budget
• gestire la comunicazione del progetto
• gestire le relazioni esterne
• produrre determinati prodotti, ecc

Fase n°3: fissarsi degli obiettivi

Qual è l'obiettivo?

La fase successiva è comprendere la fattibilità del progetto. Per fare questo, fissare obiettivi intermedi, chiamati pietre miliari (o milestone) , per far avanzare il progetto in modo sostenibile.

💡 Ricordarsi di dare priorità agli obiettivi in base al grado di urgenza e all'importanza degli obiettivi.

È importante definire date precise per ogni pietra miliare per far avanzare il progetto in modo concreto: queste sono le scadenze o "deadlines".

Se non lo si fa, si corre il rischio di rimanere bloccati in un vago quadro di progetto, di non vedere dove si sta andando e di rimanere fermi.

In questa fase entra in gioco la stesura di un scope statement. Questo documento serve come carta, un documento di riferimento per tutto il progetto. Elenca:

• il problema da risolvere, il bisogno,
• l'obiettivo del progetto e la sua portata,
• il budget,
• il planning e la data di fine progetto,
• qualsiasi altra informazione rilevante sul progetto (ad es. obiettivi funzionali per lo sviluppo di un software).

Quali deliverable?

È importante notificare il completamento di un compito chiave del progetto consegnando una deliverable. Questo può essere fondamentale per una buona comunicazione se si lavora per un fornitore di servizi, ad esempio, per dimostrare l'avanzamento del progetto o, al contrario, per giustificare un blocco.

Esempi di deliverable :

• un plan di progetto
• uno studio di fattibilità
• ricerche di mercato
• una serie di specifiche
• un debriefing
• un modello
• un software o un'applicazione
• un sito web
• una presentazione
• documentazione tecnica
• documentazione per l'utente
• un bando di gara
• un piano di comunicazione, ecc.

💡 Imporre i deliverable da produrre all'inizio o alla fine di ogni attività per far avanzare significativamente il vostro progetto. Iniziate impostando date fisse per le tappe principali; in seguito potrete fissare date per le tappe meno importanti man mano che il progetto procede.Come si misurano questi obiettivi?

Per misurare gli obiettivi da raggiungere, definire indicatori di successo del progetto:

• fatturato,
• tasso di soddisfazione del cliente,
• budget consumato,
• tasso di utilizzo delle risorse,
• compiti pianificati ed eseguiti,
• pietre miliari pianificate e realizzate, ecc.

Nel fare il punto della situazione, questi indicatori permettono di trarre conclusioni dal progetto.

Fase n° 4: identificare la governance del progetto

La governance del progetto si riferisce a una modalità di organizzazione e pianificazione del progetto. Identificare i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder per :

• facilitare la comunicazione tra le diverse parti interessate;
• facilitare il processo decisionale;
• istituire i comitati appropriati per ogni progetto, ecc.

La governance del progetto si basa su due tipi di guida, la guida operativa e la guida strategica:

La governance di un progetto comprende in un modo o nell'altro la gestione di un'azienda, soprattutto in occasione di decisioni importanti o della validazione del budget, ad esempio. Si differenzia dal team del progetto, che è responsabile operativo del progetto.

Fase n°5: valutare il rischio del progetto

Il rischio zero non esiste. Quali sono i rischi e i vincoli associati al progetto? Come possono compromettere il buon funzionamento del vostro progetto? Come potete anticiparli per evitarli o attenuarli?

Per affrontare i rischi legati al vostro progetto, ecco alcuni suggerimenti da applicare:

• elencare tutti i rischi che possono mettere a repentaglio il progresso del progetto - pensa agli SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) che aiutano ad avere una visione globale del tuo progetto sui quattro punti sopra menzionati, compresi i rischi;
• fissare una data di scadenza avanzata per le attività critiche o le tappe fondamentali;
• anticipare le soluzioni ai problemi posti da questi rischi - ad esempio, come sostituire un membro del team assente. Come si fa a recuperare i dati persi? Come posso convincere il mio management del valore del progetto?
• includere nella pianificazione del progetto un margine per la gestione del rischio e la risoluzione dei problemi per ridurre al minimo i ritardi.

Gli indicatori di progetto, raccolti in un cruscotto, facilitano il monitoraggio e la prevenzione dei rischi.

Fase n° 6: valutare i costi

Progetto e budget vanno di pari passo. È necessario stabilire un budget provvisorio calcolato sommando tutti i costi generati dal progetto, sia materiali che umani, ad esempio:

• il costo orario delle risorse umane,
• fornitori di servizi esterni,
• la creazione e l'hosting di un sito web,
• spese di viaggio e di missione,
• materiali e attrezzature necessarie, ecc.

Il budget tiene conto anche delle entrate, come ad esempio il ritorno dell'investimento del progetto o gli aiuti pubblici.

💡 Previsione vs. budget effettivo: aggiornate il vostro budget effettivo durante tutto il progetto per confrontarlo con il budget di previsione e avere una perfetta visibilità della salute finanziaria del vostro progetto. In questo modo si evita di rallentare il progresso del progetto per mancanza di fondi.

Fase n°7: stabilire un Project Plan

Il fatidico momento è arrivato: quello di stabilire il piano d'azione per il vostro progetto attraverso una Project Chart. Elenchi di attività, programmi, diagrammi... tanti strumenti di Project Management per sviluppare e poi monitorare in modo efficiente l'avanzamento del vostro progetto.

Elenco delle cose da fare e programmazione

Elenca con precisione tutti i compiti che il vostro progetto richiede. Suddividere questi compiti in sottocompiti il più finemente possibile. Raggruppati nella stessa categoria, consentono :

• avere più visibilità sul lavoro che resta da fare,
• per poterne anticipare altri,
• per stabilire delle pietre miliari,
• di non dover aspettare mesi prima di segnare un'attività come completata, e di non scoraggiarsi!

Una volta stabilito l'elenco delle attività, è necessario stabilire la priorità per arrivare al programma delle attività.

💡 Più precisa e precisa è la suddivisione dei compiti, più facile sarà la programmazione dei compiti e migliore sarà la gestione del vostro progetto!

Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt è uno strumento per la pianificazione e l'organizzazione dei compiti. Facilita la visualizzazione dei compiti nel tempo e l'assegnazione dei compiti ai task manager in base alle risorse disponibili.

I suoi vantaggi:

• la dipendenza tra i compiti per controllare la loro sequenza,
• l'istituzione di pietre miliari in punti chiave del progetto,
• la convalida di alcuni compiti necessari prima di passare a quelli successivi,
• guidare il progetto da un punto di vista globale,
• la costruzione di una rete PERT (Program Evaluation and Review Technic) per controllare meglio le scadenze di completamento.

💡 Collegare il diagramma GANTT a un programma di risorse per stimare meglio la disponibilità delle risorse.

Pianificazione e retroprogettazione

Avete elencato i vostri compiti, assegnato ciascuno di essi a un responsabile, stabilito le dipendenze tra i compiti; dovete solo decidere la loro data di scadenza per stabilire un Project Plan. Questo è noto anche come "retroprogettazione".

💡 Pianificazione pianificata vs. effettiva: come per il budget, lavorare con una pianificazione pianificata vs. effettiva consente di confrontare le variazioni, identificare i colli di bottiglia e le strozzature, in modo da poter rivedere e aggiornare la pianificazione, se necessario.

Fase n°8: scegliere i migliori strumenti

Excel è un buon strumento per gestire i vostri progetti (pianificazione, budget), ma è comunque necessario :

• conoscere le sue funzionalità e le sue formule per poterlo utilizzare in modo intelligente
• pensare e prendersi il tempo di aggiornare regolarmente i documenti
• non commettere errori (quindi non essere umani)

Un software di gestione dei progetti online, come Redmine, Softbuilder o Monday.com, semplifica la gestione dei vostri progetti:

• tutti gli strumenti di project management (pianificazione, risorse, Gantt, budget, ecc.) sono centralizzati in un unico ambiente;
• il suo aspetto collaborativo consente a tutti i soggetti interessati di avere lo stesso livello di informazione allo stesso tempo;
• i dati vengono aggiornati in tempo reale per l'intero team di progetto, il che limita la manutenzione di più documenti;
• la mobilità che consente rende più facile il Project Management in movimento, ad esempio tramite un'applicazione mobile;
• i dati del progetto sono protetti online;
• potete beneficiare di pannelli e report personalizzati per monitorare l'avanzamento del progetto;
• beneficiate delle integrazioni con gli altri vostri strumenti, come il vostro CRM o il software di fatturazione.

Fase n°9: Esecuzione del progetto

È tempo di agire! E' ora di mettersi al lavoro passo a passo. Stiamo entrando nella fase più operativa del progetto, ma questa fase comporta anche :

• il coordinamento delle parti interessate,
• la produzione di prodotti intermedi,
• aggiornamento degli indicatori chiave di performance (KPI) e monitoraggio della dashboard.

👉 La realizzazione del progetto richiede una grande capacità di adattamento da parte del team di progetto, e soprattutto da parte del project manager, per destreggiarsi con l'imprevisto.

Si conclude con la consegna della consegna finale all'interno o ad un cliente esterno una volta che tutti i compiti sono stati completati.

Fase n°10: assicurarsi di seguire il progetto

Congratulazioni, il progetto è finito! La sua chiusura lascia spazio al bilancio.

È tempo di aggiornare gli indicatori chiave di performance del progetto e scrivere un rapporto di sintesi. Questi passi, che non devono essere trascurati, aiutano ad attingere all'esperienza di questo progetto per i progetti futuri.

• L'obiettivo è stato raggiunto, il problema è stato risolto?
• Come sono stati gestiti i rischi e i problemi?
• Il budget è stato rispettato? In caso contrario, in che misura è stato sottovalutato o sopravvalutato?
• Le risorse sono state utilizzate correttamente?
• Il cliente è soddisfatto?

Perché utilizzare un software di gestione di progetti?

I software di gestione dei progetti, come Wethod permettono di centralizzare su una piattaforma accessibile a tutte le persone coinvolte tutte le informazioni necessarie per gestire tutte le fasi di un progetto. Se a livello operativo, gli aumenti di produttività sono un vantaggio importante, per la gestione, il software di project management è soprattutto uno strumento di organizzazione, valutazione e supporto decisionale. Grazie a questo software potrai gestire e strutturare l’attività del tuo team in modo efficiente, incoraggiare la collaborazione, visualizzare lo stato di avanzamento del lavoro e molto altro. Utilizzare un software di questo tipo ti permetterà di risparmiare molto tempo, ridurre gli errori e i costi di micro-management, ma soprattutto effettuare le scelte strategiche più adeguate, grazie ad un sistema di business intelligence che aggiorna i dati in real-time.

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Suggerimenti finali per garantire il successo del progetto

Per concludere, vi diamo alcuni spunti per un progetto di successo:

• Non dimenticate mai di comunicare: la circolazione delle informazioni è la chiave per portare a termine con successo il vostro progetto in buone condizioni;
• Per quanto possibile, anticipare il più possibile: cercare di pianificare tutto in anticipo, prima del lancio del progetto, per evitare l'improvvisazione dopo.