Come garantite la coesione dei team internazionali?
Quando le aziende crescono, diventa quasi inevitabile aprire uffici con team lontani dalla sede centrale, o addirittura all'estero. Secondo recenti studi, il 63% delle aziende americane ha oggi dipendenti in telelavoro, che non sono quasi mai fisicamente presenti in ufficio. Sebbene questa tendenza sia meno diffusa in Francia, il dato è in continua crescita e riguarda già il 29% dei dipendenti francesi (fonte: L'Express, 2019).
Questa tendenza alla dispersione dei team, sia a livello nazionale che internazionale, significa che oggi è più importante che mai garantire la coesione dei membri del team all'interno di un'azienda, allinearli alla cultura aziendale e indirizzarli verso gli stessi obiettivi.
Le aziende devono quindi cercare di creare un ambiente trasparente in cui le informazioni siano accessibili a tutti i dipendenti, indipendentemente dalla loro posizione fisica. Questo modo di lavorare stimola la motivazione e la produttività e garantisce un linguaggio e una visione comuni a tutti i team del mondo.
Come si può ottenere questo risultato? Scoprite i 5 vantaggi del software di gestione dei progetti per i team dispersi!
Centralizzare le attività in un software di gestione dei progetti
Il numero di applicazioni software utilizzate per gestire e organizzare il nostro lavoro si moltiplica ogni anno. Più un'azienda cresce, più software utilizza. Oggi, una PMI media utilizza 20 applicazioni SaaS. Le aziende con un numero di dipendenti compreso tra 251 e 1.000 ne usano in media 124. Ogni team o sito utilizza lo strumento di sua scelta, creando una nuova realtà lavorativa: lavorare in silos.
Se si vuole che i team internazionali collaborino senza problemi, è opportuno adottare un unico strumento per tutta l'azienda. Il software di gestione dei compiti è una soluzione eccellente per centralizzare le informazioni e cancellare i confini fisici. Se un dipendente ha bisogno di un'informazione specifica, invece di aspettare che qualcuno in un altro fuso orario si svegli e la fornisca, può trovarla direttamente in questo tipo di software.
Incoraggiare la flessibilità e il lavoro di squadra
La flessibilità di questi strumenti consente di gestire sia i processi aziendali di alto livello - come la pianificazione della roadmap, la definizione delle politiche aziendali e la formazione dei nuovi dipendenti - sia il lavoro di squadra in modo efficiente e visivo da un'unica postazione.
monday.com è un esempio di questo tipo di software. Grazie ai moduli forniti, è possibile creare tabelle per gestire ogni processo e persino collegare più tabelle per creare flussi di lavoro completi. Si può pensare a una tabella come a una versione più intelligente e visiva di un foglio di calcolo.
Esiste un'infinità di modi per creare fogli di calcolo per tenere traccia di qualsiasi processo, progetto o attività. Dalla pianificazione del calendario dei contenuti al tracciamento dei bug, dalla gestione delle proprietà alle richieste creative, il lavoro di ogni team può essere gestito su un'unica piattaforma!
Poiché i forum sono visibili per impostazione predefinita a tutti gli utenti ovunque essi si trovino, possono tenersi aggiornati sullo stato attuale di ogni progetto o attività, vedere chi ne è responsabile e le discussioni che lo riguardano.
Questo approccio centralizzato e fluido alla condivisione delle informazioni è il primo passo verso un ambiente di lavoro trasparente.
Comunicare in modo fluido e contestuale
Sempre più team abbandonano la posta elettronica come principale mezzo di comunicazione interna. Con tutti i problemi che comportano (limitazione di chi può vedere le conversazioni, problemi di ricerca e di condivisione dei file, solo per citarne alcuni), i team sono alla ricerca di nuovi modi per comunicare.
L'utilizzo di una piattaforma collaborativa per comunicare sia all'interno del team sia con il resto dell'azienda consente di avere una comunicazione centralizzata. Con monday.com, quando si fa clic su ogni elemento di una tabella, il software fa apparire la sezione degli aggiornamenti per la comunicazione. Quando si @menzionano persone, team o qualsiasi utente dell'account, i messaggi vengono inviati in tempo reale. Le conversazioni prendono forma attorno a un argomento e possono essere facilmente ritrovate in seguito.
Inoltre, è più pratico utilizzare un unico strumento per la comunicazione interna all'azienda, sia che si tratti di fornire un aggiornamento sulle modifiche a un prodotto, sia che si tratti di fornire aggiornamenti settimanali da ogni reparto o dal sito, sia che si tratti di discutere di argomenti specifici con tutti gli utenti. Grazie alla creazione di tabelle, ogni utente sarà sulla stessa lunghezza d'onda, indipendentemente da dove lavora!
Comunicare con un team su ogni piccolo cambiamento può essere dispendioso in termini di tempo e occupare ore limitate della vostra giornata. Con l'aiuto di una piattaforma collaborativa, è possibile automatizzare la comunicazione all'interno dell'azienda e risparmiare una quantità enorme di tempo.
Immaginate di cambiare la data di scadenza di un progetto o di un compito: non è necessario ricordarlo a tutti i membri del personale, che siano in ufficio con voi o meno, perché uno strumento automatico lo fa per voi. Questo modo di comunicare con i membri del team è il futuro del lavoro produttivo e garantisce che le persone che lavorano a livello internazionale siano sempre ben informate.
Creare uno spazio di lavoro collegato a tutti i vostri strumenti
È improbabile che l'uso di un software di gestione dei progetti sostituisca tutti gli altri software utilizzati dai team aziendali, e questo è normale.
L'integrazione degli strumenti utilizzati da ciascun team con il software di gestione dei progetti centralizza i dati di tutti gli altri software. Questo è il modo migliore per mantenere il legame tra i vari team ed evitare conflitti sul lavoro.
Questi dati possono essere consultati e utilizzati da tutti i membri dell'azienda. In questo modo è possibile condividere le conoscenze e aiutare i membri del team a capire come il loro lavoro si inserisce nel quadro generale.
I dati possono poi essere analizzati e presentati, utilizzando diverse visualizzazioni.
Creare report personalizzati per tracciare con precisione le attività
Dare a tutti i membri dell'azienda, in particolare ai manager, la possibilità di seguire visivamente l' avanzamento delle attività e dei progetti in un colpo d'occhio è essenziale per una strategia internazionale.
È probabile che il vostro strumento di gestione delle attività sia pieno di così tante informazioni che spesso i manager vogliono vedere solo il risultato finale, senza i dettagli. Raccogliendo tutti i dati e ottenendo informazioni rilevanti, tutti possono concentrarsi sugli obiettivi e garantire che vengano sempre raggiunti.
Questi report possono essere prodotti facilmente, grazie a dashboard personalizzabili costruite con diversi widget come grafici, cifre, tracciamento dei progressi e distribuzione del carico di lavoro per mostrare le informazioni importanti in tempo reale. Offrono un modo semplice e altamente visivo di analizzare dati complessi e di comprendere la situazione aziendale a colpo d'occhio.
Lavorare in modo più intelligente, lavorare meglio
In conclusione, l'utilizzo di un software di gestione collaborativa delle attività aiuta le aziende con team internazionali a lavorare in modo più intelligente. Significa che c'è un'unica fonte affidabile di informazioni per l'intera organizzazione, quindi non importa in quale reparto si lavori o dove ci si trovi, si può sempre essere al corrente di ciò che accade.
Le decisioni vengono prese più rapidamente e i team possono muoversi più velocemente perché si evitano le incomprensioni. La comunicazione avviene in un unico luogo e le notifiche di modifiche e aggiornamenti di stato possono anche essere automatizzate, in modo che le persone coinvolte siano sempre informate. Questi cinque consigli sono un ottimo punto di partenza per qualsiasi azienda che voglia lavorare con successo con team internazionali.
Articolo sponsorizzato. Gli esperti che hanno contribuito sono autori indipendenti dalla redazione di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.
Articolo tradotto dal francese