3 Forme di organizzazione del progetto per un progetto di successo
L' organizzazione del progetto: di cosa si tratta? Quali vantaggi può apportare alla vostra azienda?
Le aziende mostrano un interesse crescente per la gestione dei progetti. In un ambiente competitivo, l'implementazione efficace dei progetti e l' ottimizzazione dei processi di lavoro diventano sempre più un vantaggio competitivo. Esistono 3 forme di organizzazione dei progetti che garantiscono la continuità dell'azienda.
In questo articolo troverete informazioni di base sull' organizzazione dei progetti. Scoprirete anche un breve confronto tra gli strumenti di gestione dei progetti. Potrete migliorare le vostre prestazioni lungo l'intero processo di lavoro e consentire una gestione efficace della qualità del vostro progetto.
Che cos'è l'organizzazione del progetto? Definizione
Il termine organizzazione del progetto si riferisce a un
Sistema di competenze per l'esecuzione di compiti temporanei e complessi (progetti).
Gabler Wirtschaftslexikon
A differenza dell'organizzazione continuativa di un'azienda o di un dipartimento, l'organizzazione del progetto presenta alcune caratteristiche particolari. Un progetto è limitato nel tempo. È un 'azione una tantum, ha un obiettivo specifico e un quadro finanziario e personale chiaro.
La struttura organizzativa di un progetto dipende dalla portata del progetto, dalle fasi previste, dalle capacità dell'azienda e dalla durata del progetto. Tutto ciò può essere riassunto nella struttura di ripartizione del lavoro.
Quali forme di organizzazione del progetto esistono?
Esistono tre diverse forme di organizzazione del progetto:
- Organizzazione di progetto pura;
- organizzazione del progetto in staff;
- organizzazione di progetto a matrice.
Organizzazione di progetto pura
L' organizzazione di progetto pura, nota anche come organizzazione di progetto autonoma, è utilizzata principalmente per i grandi progetti. In questo tipo di organizzazione, il project manager (PMO) ha la piena responsabilità degli obiettivi e l'autorità disciplinare e tecnica. I dipendenti di diverse aree dell'azienda vengono esternalizzati dal loro dipartimento di origine appositamente per questo progetto. Il progetto è un reparto o un'azienda separata per un periodo di tempo limitato, cioè un'azienda orientata al progetto.
Questo tipo di organizzazione può essere rappresentato schematicamente come segue:
| Vantaggi | Svantaggi |
| Elevata identificazione dei partecipanti al progetto con il progetto | Sforzo necessario per reintegrare i team di progetto nell'organizzazione di linea |
| Autorizzazioni e responsabilità semplici | Scambio di competenze tra i reparti spesso difficile |
| Canali di comunicazione diretti | Reintegrazione dei dipendenti del vecchio reparto spesso problematica |
Organizzazione del progetto in linea di staff
L' organizzazione per linee di staff, nota anche come organizzazione di progetto a influenza, è particolarmente adatta per i progetti di piccole dimensioni. Invece di scegliere i membri dei reparti, i singoli compiti vengono assegnati al rispettivo reparto. Il project manager ha solo una funzione di coordinamento e consulenza e può fare riferimento alla direzione aziendale. Il nome "linea di staff" si riferisce al collegamento tra la direzione aziendale e la direzione di reparto. I due elementi dell'azienda organizzano e negoziano il progetto.
L'organizzazione della linea di staff può essere illustrata con il seguente diagramma:
| Vantaggi | Svantaggi |
| La struttura dell'organizzazione di base non viene modificata | Nessuna autorità diretta per il project manager |
| Molto flessibile nell'allocazione delle risorse | Sforzo di coordinamento |
| Semplice scambio di competenze tra i reparti | Le misure sono difficili da implementare |
Organizzazione di progetto a matrice
Nell' organizzazione a matrice, i poteri della gestione del reparto e della gestione del progetto si sovrappongono. I capi reparto mantengono il controllo sui loro dipendenti, che rimangono nei reparti anche durante il progetto. In questa struttura organizzativa, tuttavia, i project manager hanno anche autorità disciplinare all'interno del progetto. Possono assegnare compiti al personale del progetto.
Come suggerisce il nome, questa forma organizzativa può essere rappresentata come una matrice:
| Vantaggi | Svantaggi |
| Il reinserimento dopo la fine del progetto è più facile in quanto i dipendenti rimangono nei loro dipartimenti | Possibili conflitti con i diversi obiettivi dei dipartimenti e del progetto |
| Allocazione flessibile delle risorse | Rischio di sovraccarico dei dipendenti (a causa del doppio ruolo nell'organizzazione madre e in quella matrice) |
| Possibilità di scambio di know-how tra progetto e organizzazione principale |
Suggerimenti: Come organizzare un progetto?
Per lavorare in modo efficiente in modalità progetto e garantire una gestione di progetto di successo, dovreste considerare alcuni aspetti per aumentare le prestazioni complessive dei vostri team di progetto:
- Metodi agili: organizzate i compiti in base a "in sospeso", "in corso" e "completati" per semplificare la gestione del progetto. La lavagna Kanban segue esattamente questo schema. Si adatta a circa l'80% di tutti i progetti dell'azienda (progetti IT, marketing, comunicazione, ecc.).
- Comunicazione efficiente per una migliore collaborazione: Alcune soluzioni includono un messenger o sono collegate al vostro account di posta elettronica. Il numero di strumenti utilizzati può essere ridotto e tutto può essere integrato in un ambiente standardizzato.
- Centralizzare le informazioni: Gestite tutti i file e i dati del vostro progetto nella stessa applicazione. In questo modo non dimenticherete nulla e potrete trovare rapidamente tutti i dati di cui avete bisogno.
- Analizzate il vostro progetto e i suoi progressi utilizzando gli indicatori su un cruscotto. È possibile effettuare il budgeting e determinare facilmente se le scadenze vengono rispettate o quali risorse mancano.
Quale organizzazione di progetto è adatta alla mia azienda?
La scelta del tipo di organizzazione di progetto può essere difficile, perché i progetti sono individuali come voi: tutto dipende dalla vostra azienda!
Definire l'organizzazione perfetta per un progetto non è un compito facile. Questo perché ogni idea, ogni team di progetto e ogni azienda ha caratteristiche, esigenze, restrizioni e strutture specifiche .
La standardizzazione generale è possibile solo in misura molto limitata. La consapevolezza di questi aspetti individuali è essenziale per il successo dell'organizzazione del progetto e per la sua fattibilità.
La pianificazione, l'elaborazione e lo sviluppo di un'idea possono essere facilitati con l'aiuto di un software gestionale di supporto per l'amministrazione dei progetti.
I vostri project manager e tutti gli altri dipendenti coinvolti nel progetto ve ne saranno grati! Provatelo voi stessi!
Panoramica: Software per l'organizzazione di progetti
Wrike
Il software di gestione Wrike è una piattaforma semplice e facile da usare per la gestione dei progetti. Offre un ambiente adatto a sviluppatori, reparti marketing, creativi e designer.
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monday.com è un software di gestione dei progetti e dei team basato su cloud che si adatta facilmente alle esigenze specifiche del settore. Con il suo design accattivante, lo strumento è molto intuitivo e offre diverse visualizzazioni per i vostri compiti, come Kanban, diagramma di Gantt o visualizzazione della timeline.
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Meistertask è un'applicazione completa per la gestione e l'organizzazione dei progetti. È possibile visualizzare i progetti in un'ampia gamma di viste, come Kanban o come elenco di attività.
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Teamleader facilita il lavoro amministrativo degli imprenditori e consente di coordinare un'ampia gamma di processi lavorativi. Oltre ai moduli CRM, gestione dei contatti, registrazione delle ore e gestione dei contatti, offre anche un pianificatore di attività e progetti.
Articolo tradotto dal tedesco