Come proteggere la produttività nell'era delle videoconferenze

Al mattino ci si sveglia con la motivazione di portare a termine i compiti della lista delle cose da fare dopo qualche appuntamento. A poco a poco, iniziano a comparire domande e riunioni che riempiono l'agenda. Prima che ve ne rendiate conto, è già sera e non siete riusciti a portare a termine il piano di lavoro che vi eravate prefissati, accumulando questioni sempre più urgenti.

Poiché oggi il lavoro viene svolto a distanza, per molti questo ciclo frustrante sembra "non avere fine".

È facile dare la colpa all'applicazione di videoconferenza e al suo uso frequente. Tuttavia, con le agende sempre più piene e le giornate lavorative che si allungano a dismisura, è il momento di interrogarsi sulla vera causa della nostra lotta alla produttività.

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La chiarezza vi aspetta davvero dall'altra parte del filo?

I nostri calendari sono sempre stati costellati di riunioni, alcune con orari ben definiti e altre più sporadiche. Tuttavia, poiché molte aziende si stanno adattando a lavorare con un team remoto, la sensazione di rimanere indietro con i propri compiti sta diventando più comune che mai.

Purtroppo, questa "paura di perdersi" (FOMO ) professionale si concretizza spesso in un numero sempre maggiore di videoconferenze di follow-up, una dopo l'altra.

Prima di programmare un'altra chiamata, chiedetevi cosa vi aspettate di ottenere davvero. Per molti, la risposta sta in una delle seguenti domande:

Allineare

Avendo perso il ritmo che si aveva in ufficio, è normale essere in ansia per lo stato di un progetto che si sta conducendo o per un cliente che si teme possa essere sfuggito.

Nel tentativo di simulare il "faccio un salto per farti una domanda veloce", stanno diventando comuni le innocue telefonate di follow-up di 15 minuti solo per allinearsi.

Colmare le lacune

Non abbiamo più la comodità di uno spazio di lavoro condiviso in cui consolidare tutte le decisioni prese, le conoscenze accumulate e i progressi compiuti.

Se lo spazio di lavoro digitale comune non dispone di una fonte centralizzata di informazioni, voi e il vostro team siete spesso "a caccia di informazioni". Questo perché i nostri strumenti, siano essi CRM, ERP o altro, non sono interconnessi tra loro e con i membri del team.

Si tende quindi a fare più videoconferenze nella speranza di poter colmare le lacune informative.

Trascorrendo i primi 10 minuti di una telefonata a determinare lo stesso punto di partenza, a condividere i dati e a colmare le lacune, le riunioni sono meno incentrate su progressi significativi e più su aggiornamenti ripetitivi.

Riconnettersi

Sarebbe ingiusto ignorare il fatto che la maggior parte delle persone sente la mancanza dei colleghi. Ci piace chiacchierare, condividere ciò a cui stiamo lavorando, soprattutto in un'epoca in cui si è persa l'opportunità di chiacchierare a metà corridoio con qualcuno che non sia il nostro⋅un coinquilino⋅un coinquilino. È quindi normale programmare telefonate solo per riallacciare i rapporti.

Le chiamate sono per le persone, gli strumenti per le informazioni.

Per una grande pianificazione o un brainstorming, non c'è niente di meglio di una buona riunione strategica.

Ma se si tratta di una riunione per condividere dati, per esprimersi su un argomento specifico o semplicemente per "fare una domanda veloce", si tratta di un problema di strumento o di piattaforma, non di videoconferenza.

Se passate molto tempo su Zoom per i motivi che abbiamo menzionato sopra (allineamento, riconnessione o riempimento di lacune), state abusando di uno strumento e ignorando tutti gli altri.

Passare la giornata a trasmettere informazioni di base attraverso le chiamate è estenuante per voi e per il vostro team. Una chiamata dovrebbe aggiungere un valore sostanziale a processi più interessanti come il brainstorming o la pianificazione di un progetto.

Definite quando effettuare una videochiamata: la trasparenza è da entrambe le parti.

Man mano che ci abituiamo alle regole del lavoro a distanza e ci rendiamo conto che le cose vengono comunque fatte, i progetti vanno avanti e il cielo non è ancora caduto, si crea un nuovo ritmo quotidiano.

Calendari trasparenti. Proteggere il vostro bene più prezioso (il vostro team) dalla stanchezza da videochiamata dovrebbe essere una priorità, anche se può essere davvero difficile in questi tempi di "connettività perpetua". Se avete aspettative realistiche e accettate il bisogno di "tempo libero", date al vostro team l'opportunità di tornare al lavoro ricaricato.

Su monday.com incoraggiamo le persone a pianificare il "tempo per la famiglia" nei loro calendari e rispettiamo questi limiti. Anticipare questi spazi in anticipo ci ha aiutato a evitare problemi di produttività dovuti alle videoconferenze.

Perché abbiamo bisogno di fare videochiamate: valgono sempre gli stessi principi

Alcune videoconferenze sono semplicemente necessarie. In alcuni casi, nulla sostituisce la creatività e l'energia che le riunioni portano con sé. Ma data la nostra nuova realtà basata sul telelavoro, abbiamo superato i limiti.

Quindi, prima di programmare un'altra riunione Zoom, considerate quanto segue:

Chiamare: per il monitoraggio generale del progetto, per le riunioni settimanali di avanzamento, per le riunioni in cui è richiesto un progresso di gruppo e per i progetti di gruppo che richiedono un tipo di collaborazione che altri strumenti non offrono.

NON chiamare: per la condivisione dei dati, la sincronizzazione e gli aggiornamenti di stato, la modifica di documenti o progetti, le "domande veloci" o le riunioni durante le ore di calendario bloccate.

Lasciate che i vostri strumenti vi diano una mano

Impiegando la videoconferenza per rispondere a ogni domanda che si presenta, l'energia mentale viene utilizzata per chiarire e allineare le basi, piuttosto che per aggiungere un reale valore collaborativo e creativo.

Identificando le funzioni che possono essere risolte dagli strumenti piuttosto che dalle persone, i processi all'interno dell'organizzazione diventano più fluidi e si può smettere di passare da una chiamata all'altra.

Se ritenete che la vostra organizzazione non disponga di strumenti in grado di svolgere queste funzioni, forse avete un problema di strumenti, piuttosto che di chiamate. Quando si tratta di analizzare criticamente gli strumenti utilizzati dalla vostra organizzazione, ci sono alcuni aspetti da considerare:

• Flessibilità: lo strumento è in grado di gestire una varietà di flussi di lavoro e processi e più team?
• Integrazioni. Se questo è il luogo in cui tutti guardano le informazioni, è necessaria una buona integrazione con gli altri strumenti utilizzati dal team.
• Trasparenza. Consentire a tutti i membri dell'organizzazione di accedere alle informazioni di base dà loro l'autonomia necessaria per fare ciò che devono fare, senza dover ricorrere a una telefonata di 30 minuti.

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Guardare avanti

Le abitudini e le strutture che si costruiscono in questo periodo hanno il potenziale per definire la cultura e i processi aziendali per gli anni a venire. Tracciando confini chiari e affidandosi agli strumenti giusti, è possibile utilizzare questo periodo per creare il flusso di lavoro ideale per la propria organizzazione.