[Come sviluppare una cultura del progetto in azienda?

È più che evidente che la nozione di progetto è onnipresente nelle aziende.

Tutti sono coinvolti nei progetti: si scrive di progetti, si assume il ruolo di project manager, si fa parte di un team di progetto, si riceve una formazione sulla gestione dei progetti e, per consolidare questa cultura del progetto, si investe in un software di gestione dei progetti.

Tuttavia, la cultura del progetto non può essere decretata. Né può essere rafforzata dalla somma delle azioni attuate.

Una cultura di progetto deve essere costruita nel tempo e deve essere un impegno da parte dell'organizzazione. Deve "salire a bordo" e "allineare" i team.

Scoprite un tutorial su come sviluppare la cultura di progetto:

Passo 1 - Verificare la maturità della vostra organizzazione

Se siete un :

• Manager e vi chiedete quale sia l'impatto dei progetti sulla vostra gestione operativa:
• gestione del carico di lavoro,
• ruoli e responsabilità,
• allineamento manageriale,
• arbitrato e processo decisionale,
• strumenti di gestione,
• metodologia ;

• Siete un project manager e volete valutare cosa fare nella vostra organizzazione per facilitare la governance del progetto;

potete iniziare con un test di maturità della vostra organizzazione.

IQar ne ha sviluppato uno: in soli 20 minuti, riceverete un rapporto dettagliato da parte di un esperto che vi consentirà di fare il punto sulla maturità della governance e della gestione dei progetti della vostra organizzazione.

☝️ Fate eseguire il test a diversi stakeholder del progetto e ottenete un'analisi collettiva.

Fase 2 - Gestire gli stakeholder

La rilevanza di una gestione più interfunzionale, la necessità di definire un linguaggio comune e di migliorare tutti i processi di gestione, e infine l'adozione diffusa di un lavoro più collaborativo, hanno cambiato i codici della " modalità progetto ".

La gestione del portafoglio progetti è ora una competenza strategica per le organizzazioni. È insieme che i progetti hanno successo o falliscono!

Tuttavia, l'influenza positiva o negativa, ma significativa, di ciascuna delle parti interessate rimane la chiave per l'attuazione operativa di qualsiasi approccio gestionale.

Henry Ford ha detto: "Venire insieme è un inizio; rimanere insieme è un progresso; lavorare insieme è un successo".

Non è così semplice dal punto di vista operativo!

Per riuscire a rafforzare la cultura del progetto, un'organizzazione deve identificare e coinvolgere tutti gli stakeholder del progetto, sia esterni che interni.

La guida PMBOK raccomanda di valutare l'impatto e/o il sostegno di ciascuna parte utilizzando una matrice di potere/interesse. Questa rappresentazione fornisce una panoramica delle parti interessate da prendere in considerazione come priorità, nonché il tipo di azione associata.

Una matrice di questo tipo consente di partire dall'attuale livello di impegno degli stakeholder e di coinvolgerli definendo la migliore strategia di coinvolgimento possibile.

Attraverso questo tipo di azione concreta, la cultura di progetto si diffonde e prende posto nell' interazione tra le persone , basata su una comunicazione concisa, controllata e di successo.

È sufficiente per radicare una cultura di progetto?

Fase 3 - Dotarsi di uno strumento di PPM pragmatico e intuitivo

Molte organizzazioni stanno investendo nell'acquisizione e nell'implementazione di soluzioni software per la gestione dei progetti, per supportare l'efficienza interfunzionale che stanno cercando e l'efficace mobilitazione di tutti gli stakeholder.

Gli strumenti cosiddetti "collaborativi" sono di gran moda... ma questi strumenti sono anche pragmatici e intuitivi per la diffusione di una cultura di progetto?

Non c'è niente di peggio che doversi addestrare e familiarizzare con un nuovo strumento quando non si ha abbastanza tempo per l'essenziale! Non fraintendete, la formazione sui software di gestione dei progetti non sarà mai una priorità per la vostra azienda.

L'utilizzo di questo strumento può essere un modo ovvio per migliorare l'efficienza e la produttività, ma per alcuni può essere più che altro un vincolo.

È facile rimanere attaccati ai vecchi metodi e anche se parliamo di trasformazione digitale... l'adozione di nuovi processi è spesso un viaggio pieno di insidie.

L'argomento collaborazione non è più sufficiente.

Ecco perché gli esperti di project governance di IQar hanno progettato la soluzione PPM SuitePro-G. Si tratta di un pacchetto software pensato per tutti gli stakeholder del progetto, con l'obiettivo di unirli attorno allo strumento , rendere la gestione dei progetti più accessibile e diffondere una vera e propria cultura del progetto.

Ma non solo: la sua differenziazione grafica favorisce la gestione visiva e fornisce visibilità in tempo reale con :

• cruscotti
• diagrammi
• pittogrammi intelligenti per incoraggiare l'arbitrato e il processo decisionale collettivo.

È un ottimo modo per ridurre il tempo sprecato in e-mail, riunioni e simili.

Proponete una gestione dei progetti agile, accessibile e più visiva!

Passo 4 - Passate alla gestione snella!

Facilitate il coinvolgimento delle unità aziendali nell'attuazione dei piani d'azione.

La Project Breakdown Structure (PBS), creata durante la fase di pianificazione, fornisce una panoramica di tutto il lavoro da svolgere per completare il progetto.

Si tratta di una suddivisione di tutti i compiti orientata al prodotto che organizza e definisce la portata totale del progetto:

• compiti
• incarichi
• durata
• costi,
• prodotti/consegnabili,
• dipendenze,
• vincoli del progetto.

Visualizzare e gestire il flusso di lavoro con Kanban

Oggi il metodo Kanban è noto soprattutto come rappresentazione tabellare dell'avanzamento dei compiti.

SuitePro-G offre un kanban predefinito, ma è possibile personalizzarlo.

Quando le attività o i deliverable avanzano, si sposta la loro scheda da una colonna all'altra. È un modo semplice per vedere a che punto è ogni attività nel processo.

Padroneggiate la roadmap in tutti i suoi stati con un diagramma di Gantt interattivo

Il diagramma di Gantt è uno strumento di gestione dei progetti che mostra le attività da svolgere e le loro interdipendenze nel tempo.

Con SuitePro-G, potete gestire i vostri progetti in modalità "roadmap", mettendo in prospettiva il carico di lavoro e i budget assegnati ai progetti con le vostre scadenze.

Distinguetevi dalla massa con le previsioni meteo del progetto

Elementi di comunicazione come le previsioni del tempo del progetto possono essere personalizzati e le immagini di queste previsioni del tempo fanno un'impressione immediata e rendono facile indirizzare le segnalazioni verso determinati punti di attenzione.

Il risultato è un quadro più accurato per la direzione e gli altri comitati direttivi, facilmente convertibile in un rapporto PDF.

Controllo a colpo d'occhio con i cruscotti a colori

Ciascuno dei cruscotti implementati fornisce informazioni grafiche relative al suo oggetto. Ad esempio, un TDB di tipo Workload Plan consente di valutare e anticipare il carico di lavoro di un individuo o di un team (progetti e non).

Il nostro strumento di gestione dei progetti SaaS apre le porte a un approccio colorato e visivo alla gestione dei progetti, utilizzando un approccio minimalista e visivo. Benvenuti nella gestione snella!

Con l'obiettivo di diffondere una cultura di progetto, la soluzione SuitePro-G offre un supporto metodologico e pedagogico, poiché è stata sviluppata utilizzando il benchmark riconosciuto e accreditato di project portfolio governance: SMP2.

Di conseguenza, tutte le parti coinvolte, attraverso l'uso dello strumento, acquisiscono gradualmente competenze nella governance e nella gestione dei progetti: un linguaggio comune, ruoli e responsabilità chiaramente definiti, pianificazione controllata e comunicazione condivisa.

Coltivare la cultura del progetto

In breve, se volete radicare una vera e propria cultura di progetto all'interno della vostra organizzazione e coinvolgere tutti gli attori coinvolti in un progetto, avete bisogno di uno strumento collaborativo che sia anche pragmatico, intuitivo, metodologico, formativo, connesso e configurabile!

Articolo promozionale. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dal team editoriale di Appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.