Come si organizza un tour di vendita efficace? Metodi e strumenti
Un tour di vendita è una serie di visite a clienti e potenziali clienti effettuate da un rappresentante commerciale in un determinato periodo di tempo e in una determinata area geografica.
Deve quindi essere ben organizzato per sfruttare al meglio il tempo e le risorse umane dell'azienda.
Ecco una panoramica su cosa comporta un tour delle vendite, insieme ad alcuni metodi e strumenti che vi faciliteranno la vita!
Che cos'è un piano di itinerari di vendita?
L' elaborazione di un piano di itinerari di vendita è un modo per ottimizzare ogni viaggio. Vi permette di
- massimizzare il numero di visite ai clienti di un settore o di una regione,
- ridurre il chilometraggio non necessario
- e di raggiungere più rapidamente l'obiettivo di vendita, senza girare in tondo.
L'intera strategia viene adattata a monte: area geografica, priorità di vendita, fasce orarie specifiche per questo mercato, ecc. Con un piano di roadshow efficace, ogni appuntamento dovrebbe trasformarsi in una nuova opportunità o in un nuovo potenziale cliente. Una mappatura dei percorsi ben studiata incrementa il business e riduce il tempo di viaggio. Se mal gestita, però, può diventare una voragine logistica. 🗺️
Qual è lo scopo di un giro di vendite?
I giri di vendita sono spesso finalizzati a obiettivi di vendita. Ma le questioni coinvolte sono in realtà più complesse:
- ricerca di informazioni sul campo
- consegna della merce,
- dimostrazioni di prodotti,
- conoscenza del cliente
- il servizio post-vendita,
- fidelizzazione del cliente.
I diversi tipi di tour commerciali
Il tour delle margherite
L'area da coprire è divisa in petali, il cui numero dipende dalle dimensioni. Il cuore del fiore rappresenta l' ufficio o l'abitazione del rappresentante commerciale.
Il rappresentante inizia il tour con il cliente più lontano (massimo 1,5 ore di distanza) e ritorna gradualmente al punto di partenza alla fine della giornata.
☝️ Alcuni consigliano di dividere il fiore in 16 petali, corrispondenti a 16 settori e quindi a 16 giri nell'arco del mese, che lasciano 4 giorni lavorativi per le visite impreviste o urgenti.
Il circuito a quadrifoglio
Si tratta dello stesso principio del circuito a margherita, con la differenza che l'area è più piccola e ci sono solo 4 settori, corrispondenti alle 4 foglie del trifoglio.
Come nel primo metodo, la clientela è ben distribuita, con un numero di visite giornaliere più o meno equivalente.
L'addetto alle vendite può organizzare un giro al giorno e tenere il quinto giorno per il lavoro sedentario o per gestire le richieste di appuntamento dell'ultimo minuto.
Il giro a zig-zag
Per una vasta area attraversata da un asse centrale, come un'autostrada, dove i clienti sono molto dispersi.
Metodo: l'addetto alle vendite prende il percorso principale e inizia la giornata direttamente con il cliente più lontano. Torna gradualmente al punto di partenza, incontrando i clienti su entrambi i lati della strada principale mentre torna indietro.
Il tour a chiocciola o a spirale
Metodo adatto a tour più lunghi e ad aree più ampie, l'addetto alle vendite viaggia a spirale, fermandosi presso ogni cliente e terminando con quello più lontano.
Come si organizza un tour di vendita?
Un tour di vendita significa un piano di tour di vendita. Vanno di pari passo.
Non si può improvvisare l'organizzazione di un giro di consegne o di una visita ai clienti, o si rischia di perdere molto tempo.
Definizione del piano del percorso di vendita
Il piano del percorso di vendita è il documento, sotto forma di mappa o calendario, utilizzato per pianificare tutte le visite di vendita da effettuare nel corso di una giornata, di una settimana o di un mese.
L'obiettivo è quello di programmare il maggior numero possibile di incontri limitando i costi di viaggio e i tempi di percorrenza, in base alla posizione geografica dei clienti e dei rappresentanti di vendita e al loro mezzo di trasporto.
Preparazione dei giri
Prima di pianificare i giri, il responsabile delle vendite valuta :
- il numero potenziale di visite, ossia il tempo di lavoro che la forza vendita può dedicare alle visite ai clienti, tenendo conto di:
- giorni festivi, ferie, formazione, ecc,
- le dimensioni del settore,
- il tempo ideale da dedicare a ciascuna visita, a seconda dell'obiettivo,
- il tempo di viaggio tra un appuntamento e l'altro, con un margine di sicurezza,
- la disponibilità del cliente;
- potenziale cliente/prospect: chi visitare per primo per ottenere il miglior ritorno sull'investimento?
- benefici attesi: costi della visita rispetto alle vendite previste.
Sulla base di queste stime, opta per il tipo di itinerario che ritiene più redditizio.
Ottimizzare l'itinerario del tour
Per massimizzare l'efficienza della pianificazione dell'itinerario, è necessario determinare il percorso ottimale. Per organizzare un tour di vendita limitando i tempi di percorrenza si può utilizzare uno strumento di geoplanificazione o un GPS professionale (come Google Maps o un software specifico per i tour). Con uno strumento di pianificazione, è possibile effettuare un gran numero di visite al giorno, riducendo i tempi e i costi di viaggio. ✅
Alcuni consigli per ottimizzare i giri di vendita:
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Raggruppate tutti gli appuntamenti per area geografica: andate a incontrare il maggior numero possibile di clienti nella stessa zona per evitare inutili viaggi di ritorno.
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Dare priorità al portafoglio clienti più strategico: come sapete, visitare determinati clienti può rafforzare un rapporto esistente o preparare direttamente una nuova vendita con un prospect convinto. Per massimizzare il rapporto con i clienti e l'impatto commerciale del vostro tour, scegliete sempre di incontrare queste persone all'inizio della giornata.
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Pianificate un itinerario flessibile: purtroppo i conigli non sono rari! Con una mappa interattiva e aggiornamenti in tempo reale, i piani di visita possono essere adattati dalla prima all'ultima tappa. L'obiettivo? Compensare eventuali contrattempi incontrati sul campo.
Una buona pianificazione significa meno stress e più interazione per chiudere gli affari!
Organizzare la logistica
L'organizzazione di un tour di vendita di successo richiede che l'azienda presti attenzione a ogni dettaglio:
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modalità di trasporto
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alloggio (se richiesto)
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gli ausili alla vendita o i campioni di prodotti essenziali per la prospezione.
🚘 Per un venditore itinerante, la scelta del veicolo è essenziale, soprattutto se deve trasportare attrezzature ingombranti. Nessuno vuole passare lunghe ore in viaggio incastrato tra le scatole. Se prenotate un hotel, sceglietelo in posizione strategica sulla mappa, non troppo lontano dalle prime visite, e prenotatelo in anticipo per evitare inutili stress la sera. Infine, assicuratevi che tutti i documenti di vendita (brochure, contratti, sito web) siano pronti almeno 48 ore prima del giorno della partenza.
Informare il team di vendita
Sono diversi gli addetti alle vendite che vanno in tournée? Un briefing speciale per il team è essenziale! Coordinare le azioni per ottimizzare la loro efficacia:
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Ricordare loro l'obiettivo principale del viaggio: prospezione? Fidelizzare i clienti? Firmare nuovi contratti?
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Fate il punto sulle informazioni chiave per ogni contatto con i clienti: quando sapete con chi andrete a parlare, potete pianificare il vostro approccio in modo più efficace.
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Assegnare ruoli e aree diverse a ciascuna persona: con questo metodo, non ci si pesta i piedi a vicenda e si può gestire un'area molto più ampia.
Con un buon briefing, ogni rappresentante sa cosa deve fare e come.
Assicurarsi che il tour si svolga senza intoppi
Sul campo, bisogna destreggiarsi tra rigore e flessibilità. Stilare un programma va bene, ma un rappresentante deve anche essere in grado di modificare gli appuntamenti per tenere conto di circostanze impreviste. Dopo ogni incontro, chiedete loro di annotare tutte le informazioni utili sulle discussioni e le nuove azioni da intraprendere. Queste informazioni saranno essenziali per un buon follow-up del cliente e per la stesura dei rapporti di vendita!
Soprattutto, non sottovalutate un'interazione che non ha avuto immediatamente successo durante il tour. Le discussioni potrebbero aver aperto la porta a un futuro contratto - chi lo sa? Rafforzare i legami con i clienti e i potenziali clienti è un altro aspetto di un tour di vendita di successo.
Follow-up post-tour
Una volta effettuata l'ultima visita, il tour di vendita non è ancora finito! Dovete ancora analizzare i risultati e seguire i vostri clienti e potenziali clienti. 📊 Esaminate la situazione con i rappresentanti di vendita interessati:
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Valutate il numero di appuntamenti fissati, i tassi di conversione e gli ordini effettivamente ottenuti.
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Aggiornate il CRM con le informazioni raccolte faccia a faccia.
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Seguire i prospect e i clienti in base al tipo di azione concordata.
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Identificare le aree di miglioramento per i round futuri.
Questa fase di follow-up è la chiave per trasformare un tour di vendita in una vera e propria leva di crescita per la vostra azienda. Senza follow-up, tutti gli sforzi rischiano di essere vanificati.
Strumenti per ottimizzare i giri di vendita
Dimenticatevi di cercare un piano di roadshow di vendita gratuito o di creare un piano di roadshow di vendita in Excel.
Una buona sequenza di visite ai clienti non è definita, ma deve essere calcolata e ricalcolata in base agli alti e bassi del settore.
E non c'è niente di più efficace di un software dotato di intelligenza artificiale che lo faccia per voi, o che trovi un nuovo cliente nelle vicinanze se un altro cancella o è assente.
Risparmierete tempo prezioso e sarete più efficienti. Per saperne di più sulle soluzioni di ottimizzazione dei percorsi. ⤵️
☝️ Ma non dimentichiamo che il software di gestione degli itinerari non è l'unico strumento di cui un venditore mobile ha bisogno:
- creare documenti di vendita personalizzati e su misura in mobilità,
- prendere appunti, centralizzare e condividere i dati dei clienti con l'ufficio in tempo reale.
Ad esempio, è possibile utilizzare Kizeo Forms, un'applicazione per la gestione delle vendite in mobilità.
Può anche essere utilizzata per inviare i dati dei clienti, come gli indirizzi da visitare, agli smartphone o ai tablet dei rappresentanti di vendita.
Sellsy, ad esempio, è una suite CRM francese completa e modulare che aiuta a gestire le attività di vendita. Grazie alla sua intuitiva applicazione mobile, i venditori possono condividere le loro attività in tempo reale, anche quando sono in viaggio, in modo da poter monitorare le loro prestazioni ovunque si trovino. Essendo uno strumento all-in-one, potete anche usufruire di efficaci funzioni di collaborazione durante i turni di vendita: un'agenda condivisa aggiornata in tempo reale, un modulo di tracciamento delle opportunità, un sistema intelligente di lead scoring, una vista della pipeline e dashboard di vendita, e molto altro ancora!
Infine, sapevate che esistono CRM mobili con funzioni di geolocalizzazione? È il caso di Divalto weavy, che organizza tutte le vostre attività sul campo, tra cui :
- l'ottimizzazione e la prioritizzazione dei viaggi tramite indicatori,
- tracciare le attività e l'ordine dei viaggi su una mappa,
- l'acquisizione di ordini in mobilità con accesso alle scorte, ecc.
Il tutto disponibile come applicazione e collegato al vostro software ERP.
Non lasciate al caso la pianificazione delle vostre visite di vendita
Improvvisare un tour di vendita è rischioso! Ognuno può andare rapidamente in tutte le direzioni e finire per far girare il vento. Se è ben organizzato, significa più incontri concreti, meno tempo di viaggio inutile e un migliore tasso di conversione. Con gli strumenti giusti e una buona preparazione a monte, ogni viaggio viene ottimizzato e l'impatto sulle vendite massimizzato.
Non lasciate spazio alle congetture e affidatevi a una strategia solida con strumenti altamente performanti... per venditori che tornano a casa con contratti firmati, non solo con chilometri all'attivo.
E voi cosautilizzate per facilitare il lavoro dei vostri venditori in viaggio?
🤓 Ultimo consiglio per la strada: calcolate regolarmente la redditività dei vostri giri per poter adattare la pianificazione dei prossimi!