5 errori comuni nella gestione dei progetti e come evitarli

Perché i progetti falliscono? Un progetto può andare male per una serie di motivi. Ogni progetto, grande o piccolo che sia, ha delle parti in movimento che possono far fallire un'intera iniziativa. Di solito, non è una grande catastrofe a far deragliare un progetto altrimenti valido. In molti casi, piccoli passi falsi ed errori ingenui possono lasciare i team in difficoltà per completare un'iniziativa un tempo promettente.

Quali sono quindi i principali errori commessi dai project manager? Dalla pianificazione delle risorse all'ambito del progetto e alla gestione dei rischi, i PM devono tenere conto di molte cose quando si tratta di pianificare ed eseguire.

In questo articolo vi sveliamo i cinque principali errori che uccidono i progetti e come evitarli fin dall'inizio.

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1. Una scarsa pianificazione delle risorse distrugge i risultati del progetto

Le vostre risorse sono vitali e, per la maggior parte, limitate. La gestione strategica delle risorse è fondamentale non solo per la salute di un progetto, ma anche per la salute di un'organizzazione. Le aziende spesso competono per le risorse (persone, denaro, attrezzature, ecc.), quindi i project manager devono essere strategici nella loro allocazione.

Una scarsa pianificazione delle risorse si verifica quando i PM non riescono a vedere il quadro generale. Ecco alcuni dei problemi in cui possono incorrere i team con un processo di pianificazione delle risorse inefficiente.

• Carichi di lavoro sbilanciati (ad esempio, un membro del team è al 95% della capacità mentre un altro è al 30% come risultato di una sovra-assegnazione di quel particolare dipendente. Questo può anche portare al burnout e al turnover dei dipendenti).
• Risorse non disponibili (le scadenze vengono influenzate se la disponibilità delle risorse non viene presa in considerazione in modo adeguato).
• Bilanci gonfiati (il costo delle ore di lavoro straordinario, degli appaltatori esterni e di altre spese impreviste può accumularsi con un processo di gestione delle risorse inadeguato).

Come migliorare la pianificazione delle risorse:

Trovate uno strumento che vi permetta di pianificare le risorse con funzioni come diagrammi di Gantt, calendari di team, dashboard e altro. Nella maggior parte dei casi, una cattiva gestione delle risorse è sintomo di una scarsa visibilità dei carichi di lavoro, della disponibilità e altro ancora.

Non si può pianificare ciò che non si vede, quindi fate luce sui carichi di lavoro e sulla larghezza di banda del team con uno strumento di gestione dei progetti incentrato sulle risorse.

2. La mancanza di un piano di gestione del rischio è una ricetta per il disastro

Come osserva il PMI, quando si parla di piani di gestione del rischio, solo il 27% delle aziende dichiara di averne "sempre" uno. Tutto sommato, si tratta di una percentuale piuttosto bassa. Soprattutto se si pensa alle cose che spesso vanno storte nella vita di tutti i giorni.

Per esempio, si può partire prima del solito se si sa di avere un importante colloquio di lavoro o una presentazione di prima mattina. Il rischio di ritardi nel traffico o nei trasporti è troppo alto. Allo stesso modo, molte persone hanno un fondo di emergenza in caso di perdita del lavoro o di malattia. Non si aspettano o prevedono questo tipo di interruzione, ma hanno un piano per andare avanti nel caso in cui si verifichi. Anche questo è un esempio di gestione del rischio

Lo stesso dovrebbe valere per la gestione dei progetti. Considerate la legge di Murphy e partite dal presupposto che tutto ciò che può andare storto andrà storto, quindi pianificatelo.

Come creare un piano di gestione del rischio:

Valutare il rischio del progetto fin dall'inizio. Identificate i rischi del progetto ed elaborate un piano di risposta ai rischi. In questo modo, potrete ridurre al minimo i tentativi dell'ultimo minuto e le modifiche costose. Nel caso in cui si verifichino problemi, esiste un protocollo documentato su come il team si orienterà e traccerà una nuova rotta.

Uno strumento di gestione del progetto con una solida gestione documentale basata su cloud può ospitare tale documentazione, creando una "singola fonte di verità" centralizzata e un punto di riferimento a cui tornare.

3. La visibilità limitata del progetto crea il caos

La scarsa visibilità è un killer del progetto che influisce su quasi tutti gli aspetti di un'iniziativa.

La scarsa visibilità del progetto

• Porta a una scarsa pianificazione delle risorse
• Confusione su compiti e responsabilità
• Impedisce ai PM di comprendere la produttività dei dipendenti
• Può causare un disallineamento con i clienti

Nella gestione dei progetti, la visibilità si riferisce all'accessibilità delle informazioni. I membri del vostro team sanno dove andare per trovare le risorse vitali del progetto? Voi, come PM, avete uno strumento che vi permette di vedere chi sta lavorando su cosa e quando sarà la scadenza?

Queste possono sembrare piccole considerazioni, ma una scarsa visibilità del progetto influisce sul flusso di informazioni, sulla responsabilità dei membri del team e può significare che i clienti vengono lasciati all'oscuro quando si tratta dello stato del progetto.

Come aumentare la visibilità del progetto:

Aumentate la visibilità e migliorate il modo in cui gestite tutti i vostri progetti, dalla fase di pianificazione delle risorse e delle attività alla fase di feedback del cliente.

Wrike offre ai team una visione a volo d'uccello dei carichi di lavoro e dello stato delle attività, oltre ad aggiornamenti in tempo reale, in modo da essere sempre informati. Gli aggiornamenti personalizzati e codificati per colore consentono al team di adattare gli stati ai propri flussi di lavoro. Inoltre, i clienti esterni possono essere aggiunti ai progetti in Wrike, il che significa cicli di revisione più brevi (ovvero niente più cicli di feedback infiniti).

4. L'insidia della portata può far precipitare le scadenze dei progetti.

Scope creep. Queste due parole bastano da sole a incutere timore nel cuore di qualsiasi project manager impegnato. Questo perché, come suggerisce il nome, può davvero "insinuarsi" in un team. Lo scope creep è un fenomeno in cui l'ambito di un progetto cambia lentamente in seguito alle richieste dei clienti, ai processi di feedback o ad altri fattori.

Può verificarsi quando l'ambito del progetto non è ben definito o quando i project manager sono ansiosi di accontentare e accettano modifiche che inizialmente non facevano parte della carta del progetto. Secondo il PMI, quasi il 50% dei progetti subisce lo scope creep.

Come evitare lo scope creep:

Innanzitutto, bisogna capire cosa causa questo fenomeno nei vostri progetti. State saltando le fasi iniziali del ciclo di vita del progetto che stabiliscono i confini dell'ambito (come una carta di progetto efficace)? Il vostro processo di gestione del cliente si limita a dire "sì!" a tutto, anche se è fuori ambito?

Per evitare la dispersione dell'ambito, documentate i parametri del progetto fin dall'inizio. Fate sapere al cliente cosa fa (e cosa non fa) parte del progetto e coinvolgetelo presto e spesso per evitare il disallineamento degli obiettivi.

5. Processi e flussi di lavoro inefficienti sono nemici della produttività

Considerate il vostro carico di lavoro e tutto ciò che serve per portare a termine il lavoro. Ora pensate ai processi inefficienti che rendono il vostro lavoro due volte più lungo. Forse il vostro team di progetto ha un processo di accettazione delle richieste confuso o forse è distribuito su così tante app diverse che una comunicazione efficace è quasi impossibile. Forse fatturate il vostro tempo ma non riuscite a integrare il vostro time tracker preferito con gli altri strumenti di gestione dei progetti.

Flussi di lavoro inefficienti possono rallentare l'avanzamento del progetto, distogliere l'attenzione dalle attività chiave e imprigionare i membri del team in un lavoro non fatturabile che potrebbe essere automatizzato o modellato.

Come evitare l'inefficienza dei flussi di lavoro:

Eliminate i flussi di lavoro inefficienti con Wrike. Tutto, dal monitoraggio del tempo all'accettazione delle richieste, diventa meno dispendioso in termini di tempo, lasciando più opportunità di concentrarsi sulla realizzazione del progetto. Date la priorità al lavoro che conta, invece di registrare le attività amministrative e rincorrere le richieste.

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Evitate il fallimento dei progetti con uno strumento di gestione dei progetti flessibile e facile da usare

Alcuni studi hanno dimostrato che esiste un legame tra progetti ad alto rendimento e l'uso di strumenti digitali di gestione dei progetti, e non è certo una sorpresa. Wrike è uno strumento di gestione delle attività basato sul cloud che consente ai project manager di eseguire le attività dall'inizio alla fine.

Il fallimento di un progetto è comune, ma non è inevitabile. Utilizzando strumenti flessibili e intuitivi, il vostro team di progetto può rispettare il budget e le scadenze. Ogni volta.

Articolo sponsorizzato. I collaboratori sono esperti e non fanno parte del team editoriale di appvizer. Le opinioni sono proprie.