Come proteggere la produttività nell'era delle videoconferenze

Ci si sveglia con la motivazione di voler cancellare tutte le cose da fare dalla lista, non appena si concludono alcune riunioni. Poi, una dopo l'altra, domande veloci e riunioni di sincronizzazione riempiono il vostro calendario. E subito dopo, fuori è buio e il piano di lavoro che avevate al mattino è rimasto intatto, accumulando priorità più urgenti.

Per molti di noi, dato che il WFH è diventato solo "lavoro", questo ciclo frustrante può sembrare impossibile da interrompere.

È facile dare la colpa alla nostra app per videoconferenze che clicchiamo spesso. Ma con le giornate che si allungano, le agende sempre più piene e la fine che non si intravede, è arrivato il momento di interrogarsi sulla vera fonte della nostra battaglia per la produttività.

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C'è davvero chiarezza dall'altra parte della telefonata?

I nostri calendari sono sempre stati costellati di riunioni, alcune con ordini del giorno chiari, altre un po' meno mirate. Ma poiché molte aziende si stanno adattando a lavorare con un team distribuito, è più facile che mai avere la sensazione di essere sempre un passo indietro. Sfortunatamente, questa FOMO professionale spesso si concretizza in un sacco di riunioni di sincronizzazione. In videoconferenza. Uno dietro l'altro.

Ma prima di programmare l'ennesima telefonata, bisogna chiedersi: "Cosa spero davvero di ottenere da questa telefonata?". Per molti, la risposta è una delle seguenti:

Inseguire l'allineamento

Avendo perso la cadenza a cui ci siamo abituati in ufficio, è facile diventare ansiosi per lo stato di un progetto che si sta portando avanti o per un cliente che si teme sia passato inosservato.

Nel tentativo di simulare il "passaggio dalla scrivania per una domanda veloce", stanno diventando comuni le telefonate innocue di 15 minuti per allinearsi.

Colmare le lacune

Non abbiamo più la comodità di un ufficio condiviso per consolidare tutte le decisioni prese, le conoscenze accumulate e i progressi compiuti.

Se non disponete di uno spazio di lavoro digitale comune e condiviso con una fonte centralizzata di informazioni, voi e il vostro team siete spesso alla ricerca di dati. Questo perché i nostri strumenti - che siano CRM, ERP o altro - rimangono tristemente scollegati tra loro e, spesso, con i membri del nostro team.

Per questo motivo stiamo organizzando un maggior numero di videoconferenze per colmare le lacune informative.

Dedicando i primi 10 minuti di una telefonata a mettersi d'accordo, a condividere i dati e a colmare le lacune informative, le riunioni non sono più finalizzate all'avanzamento e agli aggiornamenti ripetitivi.

E quando sono una dietro l'altra, la situazione è ancora peggiore.

Rassicurare la stabilità

Sarebbe un'ingiustizia ignorare il fatto che la maggior parte di noi sente la mancanza dei colleghi. Ci piace chiacchierare, condividere ciò a cui stiamo lavorando e, soprattutto in un periodo in cui si è persa la possibilità di fare una chiacchierata a metà corridoio con qualcuno che non sia il proprio compagno di stanza, molti programmano chiamate solo per riconnettersi.

Le chiamate sono per le persone, gli strumenti per i dati

Per i piani su larga scala e il brainstorming, niente può sostituire una buona riunione strategica.

Ma se vi incontrate per condividere dati, collaborare su specifici punti di lavoro o semplicemente per "fare una domanda veloce", avete un problema di strumenti o di piattaforma, non di videoconferenza.

Quando si spende un sacco di tempo a fare zoom avanti e indietro per i motivi di cui sopra (per cercare l'allineamento, la stabilità o per colmare le lacune), si abusa di uno strumento e si ignorano tutti gli altri.

Trasmettere tutto il giorno informazioni di base durante le chiamate prosciuga voi e il vostro team, lasciando nulla per il brainstorming creativo, la pianificazione del progetto e altre iniziative in cui le chiamate possono aggiungere un valore sostanziale.

Definire quando videochiamare: la trasparenza va in entrambe le direzioni

Man mano che ci abituiamo alle norme del lavoro da casa e ci rendiamo conto che le cose vengono comunque fatte, i progetti vanno avanti e il cielo non è ancora caduto, si forma un normale ritmo quotidiano.

Calendari trasparenti. Proteggere il vostro bene più prezioso (il team) dalla stanchezza da videochiamata è una priorità assoluta e può essere davvero difficile in questi tempi di "always-on". Stabilendo un precedente di aspettative realistiche e di accettazione del "tempo libero" necessario, darete al vostro team la possibilità di presentarsi completamente carico.

Qui su monday.com, abbiamo incoraggiato le persone a fissare sul calendario il "tempo per la famiglia" e noi rispettiamo questi limiti. Stabilire per tempo queste aspettative ci ha aiutato a evitare problemi di produttività dovuti alle videoconferenze.

Definire il motivo per cui abbiamo bisogno di videochiamare: valgono sempre gli stessi principi

Alcune videoconferenze sono necessarie: in alcuni casi, non c'è modo di sostituire la creatività e l'energia di una riunione con altre persone. Ma data la nostra nuova realtà WFH, siamo andati ben oltre.

Quindi, prima di programmare istintivamente un'altra riunione Zoom, considerate questa pratica tabella:

SÌ alla chiamata: Sincronizzazione a grandi linee, riunioni settimanali di avanzamento, riunioni in cui è necessario fare progressi come gruppo, progetti di team che richiedono collaborazione non coperti da strumenti.

NO alla chiamata: Condivisione di dati, sincronizzazione e aggiornamenti di stato, collaborazione per la modifica di documenti o di progetti, "una domanda veloce", riunioni durante le ore di calendario bloccate.

Consentite ai vostri strumenti di dare una mano

Affidandosi alla videoconferenza per rispondere a ogni domanda, si spende energia mentale per chiarire e sincronizzare, invece di aggiungere un reale valore collaborativo e creativo. Identificando le funzioni che possono essere risolte utilizzando gli strumenti e non le persone, i processi dell'intera organizzazione possono diventare più fluidi e si può smettere di saltare da una chiamata all'altra.

Se state pensando che la vostra organizzazione non dispone di strumenti in grado di svolgere queste funzioni, forse avete un problema di strumenti, non di chiamate. Quando si esaminano con occhio critico gli strumenti utilizzati dall'organizzazione, si devono tenere presenti alcuni aspetti fondamentali:

• Flessibilità. Questo strumento può essere utilizzato per una serie di flussi di lavoro o processi e tra più team?
• Integrazioni. Se questo è il luogo in cui tutti devono sentirsi sicuri nel controllare le informazioni, deve essere in grado di funzionare bene con tutti gli altri strumenti utilizzati dal team.
• Trasparenza. Consentire a tutti i membri dell'organizzazione di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno dà loro l'autonomia di fare ciò di cui hanno bisogno, senza richiedere una telefonata di 30 minuti.

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Guardare avanti

Le abitudini e le strutture che si costruiscono in questo periodo hanno il potenziale di definire la cultura e i processi aziendali per gli anni a venire. Tracciando confini chiari e affidandosi agli strumenti giusti, è possibile utilizzare questo periodo per creare un flusso di lavoro più ideale all'interno dell'organizzazione.

Quindi, zoomate responsabilmente.

Articolo sponsorizzato. I collaboratori sono esperti e non fanno parte del team editoriale di appvizer. Le opinioni sono proprie.