Mantenere i team produttivi nell'era delle videoconferenze

La mattina vi svegliate freschi, pronti per la lunga lista di compiti che vi aspettano oggi. Si tratta di compiti che verranno svolti non appena avrete terminato le poche riunioni in agenda.

O almeno questo è quello che pensate. Perché a poco a poco le videochiamate per "fare il punto della situazione" o per "fare una semplice domanda" si sommano a tutto il resto. E senza che ve ne rendiate conto, la giornata è passata e i compiti che volevate affrontare di petto al mattino vi aspettano ancora.

In un'epoca in cui il lavoro a distanza e le videochiamate stanno diventando la norma, molti di noi trovano difficile interrompere questo circolo vizioso.

Sarebbe quindi facile incolpare la nostra applicazione per videoconferenze, che clicchiamo spesso, per questa mancanza di produttività. Un'applicazione su cui sembra che passiamo molto più tempo del dovuto. Ma dato che le nostre giornate si allungano, i nostri programmi si fanno più fitti e non si intravede la fine della giornata lavorativa, è sicuramente giunto il momento di identificare la vera causa del problema.

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Questa telefonata vi aiuterà davvero a vedere la situazione con maggiore chiarezza?

Le nostre agende erano già piene di riunioni. Alcune avevano un ordine del giorno chiaro, altre erano un po' meno organizzate. Ma in un momento in cui le organizzazioni cercano di adattarsi a nuove condizioni di lavoro con team geograficamente dispersi, è comune essere sempre più sommersi dagli eventi.

Purtroppo, questa paura di perdersi si concretizza spesso in una serie di riunioni di sintesi per "fare il punto". In videoconferenza. In corso.

Ma prima di programmare un'altra chiamata, chiedetevi: "Cosa mi aspetto davvero da questa chiamata?". Per molti di noi, la risposta è in uno dei seguenti punti:

Fare il punto della situazione

Avendo perso il ritmo a cui eravate abituati in ufficio, probabilmente siete preoccupati per lo stato di avanzamento di un progetto o addirittura per la perdita inaspettata di uno dei vostri clienti.

Perciò, nel tentativo di porre rimedio alla rapida sosta in ufficio per "fare una domanda veloce", si sono moltiplicate le innocue telefonate di 15 minuti per fare il punto della situazione.

Tenersi aggiornati

Non possiamo più permetterci la comodità di condividere lo spazio dell'ufficio, dove abbiamo l'opportunità di mettere in pratica le decisioni prese, condividere le conoscenze accumulate e vedere i progressi fatti.

Se non disponete di un luogo di lavoro digitale collaborativo con una fonte centralizzata di informazioni, voi e il vostro team vi ritrovate spesso a dover cercare i dati. Ciò è spesso dovuto al fatto che i nostri strumenti, siano essi CRM, ERP o altro, non sono collegati. Anzi, a volte rimangono addirittura scollegati dalle esigenze dei nostri dipendenti.

Per questo motivo organizziamo sempre più videoconferenze per compensare la mancanza di informazioni.

Quando si passano i primi 10 minuti di una telefonata solo per mettersi d'accordo, condividere informazioni e colmare le lacune, le riunioni non servono più a fare passi avanti, ma a tenersi aggiornati in modo ripetitivo.

E quando queste riunioni sono concatenate per tutto il giorno, è ancora peggio.

Trovare stabilità negli scambi quotidiani

Siamo onesti. Con questa sfida, sarebbe ingiusto ignorare il fatto che la maggior parte di noi sente la mancanza dei colleghi. Ci piace chiacchierare e condividere ciò su cui stiamo lavorando, soprattutto in un momento in cui si è persa l'opportunità di chiacchierare con un collega in corridoio. Molti dipendenti programmano telefonate solo per riallacciare i rapporti.

Le chiamate sono per le persone, gli strumenti per i dati

Per i piani su larga scala e le sessioni di brainstorming, non c'è niente di meglio di una riunione strategica.

Ma se vi incontrate per condividere dati, collaborare a compiti di lavoro specifici o semplicemente "fare una domanda veloce", il problema è negli strumenti o nella piattaforma, non nella videoconferenza.

Se passate molto tempo su Zoom per i motivi sopra citati (per fare il punto della situazione, per aggiornarvi o per mantenere la stabilità negli scambi quotidiani) è ovvio che state usando un'applicazione troppo spesso o ignorando tutti gli altri strumenti.

Condividere informazioni di base tutto il giorno mette a dura prova voi e il vostro team e non lascia spazio a brainstorming creativi, pianificazione di progetti e altre iniziative in cui le chiamate possono aggiungere un valore significativo.

Stabilite quando deve avvenire una videochiamata: La trasparenza va in entrambe le direzioni

Man mano che ci abituiamo alle norme del lavoro a distanza, ci rendiamo conto che i compiti vengono comunque svolti, i progetti procedono e il cielo non è ancora caduto, e che sta emergendo un normale ritmo quotidiano.

Calendari trasparenti. Proteggere il vostro bene più prezioso (il vostro team) dalla stanchezza da videochiamata è una priorità, e questo può essere difficile quando dovete essere sempre online. Stabilendo aspettative realistiche e tollerando il fatto che anche i vostri dipendenti abbiano bisogno di tempo libero, darete ai vostri team l'opportunità di ricaricare le batterie.

Qui su monday.com abbiamo incoraggiato le persone a inserire il "tempo per la famiglia" nei loro calendari e a rispettarlo. Avendo stabilito le nostre aspettative fin dall'inizio, siamo riusciti a evitare il problema della mancanza di produttività dovuta alle numerose videochiamate.

Stabilire perché abbiamo bisogno delle videochiamate: Valgono sempre gli stessi principi

Alcune videochiamate sono necessarie: in alcuni casi, non c'è sostituto per il tipo di creatività e di energia che l'incontro con gli altri porta con sé. Ma data la nostra nuova realtà di lavoro a distanza, siamo andati ben oltre.

Quindi, prima di programmare istintivamente un'altra riunione Zoom, considerate i seguenti punti:

SÌ alle chiamate che vi permettono di avere una visione d'insieme, di tenere le vostre sessioni settimanali e le riunioni in cui dovete andare avanti come gruppo, e di seguire i progetti del vostro team che richiedono una collaborazione reale non coperta dagli strumenti.

NO alle telefonate che consentono di condividere dati, fare il punto della situazione, collaborare su documenti o progetti, fare una "domanda veloce" e tutte le riunioni in orari che dovrebbero essere liberi.

Lasciate che i vostri strumenti vi aiutino!

Se cercate di risolvere ogni problema in videoconferenza, state consumando le vostre energie mentali per elaborare le informazioni invece di utilizzarle per un vero lavoro collaborativo e creativo.

Identificando i compiti che possono essere svolti con gli strumenti, anziché con le persone, i processi a livello organizzativo si svolgeranno in modo più fluido. Questo a sua volta significa che smetterete di accumulare videochiamate.

A questo proposito, se ritenete che la vostra organizzazione non abbia gli strumenti per soddisfare queste esigenze, è possibile che il problema riguardi le applicazioni e non le videochiamate in sé.

Nel valutare criticamente tutti gli strumenti utilizzati nella vostra organizzazione, dovreste prestare particolare attenzione ai seguenti elementi:

• Flessibilità. Questo strumento può essere utilizzato per una varietà di metodi e tecniche di lavoro e può essere utilizzato da diversi team?
  
• Integrazione. Se si tratta di uno strumento collaborativo in cui i dipendenti devono accedere alle informazioni in tutta tranquillità, l'applicazione deve essere in grado di funzionare con tutti gli strumenti utilizzati dai team.
  
• Trasparenza. Consentire a tutti i membri dell'organizzazione di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno significa che possono essere autonomi e portare a termine i loro compiti senza dover trascorrere 30 minuti in un'altra videochiamata.

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Guardare al futuro

Le abitudini e i modelli di lavoro che si creeranno in questo periodo possono definire la cultura e i processi aziendali per gli anni a venire. Sfruttate questo periodo per definire regole chiare e introdurre l'uso di applicazioni adeguate che vi consentano di applicare flussi di lavoro ottimali all'interno della vostra organizzazione.

Quindi, zoomate in modo responsabile.

Articolo promozionale. Gli esperti sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.