5 errori comuni nella gestione dei progetti e come evitarli

Perché i progetti falliscono? Un progetto può fallire per diverse ragioni. Ogni progetto, grande o piccolo che sia, ha parti mobili che possono far fallire un'iniziativa. In genere, non è un'unica grande catastrofe a far deragliare un progetto valido. In molti casi, sono piccole deviazioni ed errori ingenui che possono lasciare i team in difficoltà nel portare a compimento un'iniziativa un tempo promettente.

Quali sono quindi i principali errori commessi dai project manager? Dalla pianificazione delle risorse, all'ambito del progetto e alla gestione dei rischi, i project manager devono tenere conto di molti aspetti quando pianificano ed eseguono le attività.

In questo articolo vi sveliamo cinque errori comuni nella gestione dei progetti. E spieghiamo come evitarli fin dall'inizio.

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1. Una scarsa pianificazione delle risorse è dannosa per i risultati del progetto

Le vostre risorse sono vitali e, per la maggior parte, limitate. La gestione strategica delle risorse è fondamentale non solo per la salute di un progetto, ma anche per la salute di un'organizzazione. Inoltre, le aziende sono spesso in competizione per le risorse (persone, denaro, attrezzature, ecc.), quindi i project manager devono essere strategici nell'allocazione delle risorse.

Una pianificazione inadeguata delle risorse si verifica quando i project manager non riescono a vedere il quadro generale. Ecco alcuni esempi delle difficoltà che i team possono incontrare come risultato di un processo di pianificazione delle risorse inefficace.

• Carichi di lavoro sbilanciati (ad esempio, un membro del team è al 95% della capacità mentre un altro è al 30%, a causa dell'eccessivo lavoro assegnato a uno dei due membri del team. Questo può anche portare al burnout e alla rotazione del personale).
• Risorse non disponibili (le scadenze sono influenzate se la disponibilità delle risorse non è tenuta in debito conto).
• Bilanci gonfiati (il costo degli straordinari, degli appaltatori esterni e di altre spese impreviste può accumularsi con un processo di gestione delle risorse inadeguato).

Come migliorare la pianificazione delle risorse:

Trovate uno strumento che vi permetta di pianificare le risorse con funzioni quali diagrammi di Gantt, calendari di squadra, dashboard, ecc. Nella maggior parte dei casi, una cattiva gestione delle risorse è sintomo di una scarsa visibilità dei carichi di lavoro, della disponibilità, ecc.

Non si può pianificare ciò che non si vede, quindi evidenziate i carichi di lavoro e la larghezza di banda del team con uno strumento di gestione del progetto basato sulle risorse.

2. La mancanza di un piano di gestione dei rischi può avere gravi conseguenze.

Come sottolinea il PMI, solo il 27% delle aziende dichiara di avere "sempre" un piano di gestione dei rischi. Non sono molte. Soprattutto se si pensa a tutti gli eventi che spesso vanno storti nella vita quotidiana.

Per esempio, potreste uscire di casa prima del solito se avete un colloquio di lavoro o una presentazione importante. Sapete che c'è una buona probabilità di arrivare in ritardo se ci sono ingorghi o ritardi nei trasporti pubblici.

Allo stesso modo, molte persone hanno un fondo di emergenza in caso di perdita del lavoro o di malattia. Non si aspettano che questo tipo di situazione si verifichi, o non la prevedono. Ma hanno un piano per andare avanti nel caso in cui si verifichi. Anche questo è un esempio di gestione del rischio.

Dovrebbe essere lo stesso per la gestione dei progetti. Considerate la Legge di Murphy e partite dal presupposto che tutto ciò che può andare storto andrà storto, quindi pianificatelo.

Come creare un piano di gestione del rischio:

Valutare i rischi del progetto fin dall'inizio. Identificate i rischi del progetto e sviluppate un piano di gestione del rischio. In questo modo è possibile ridurre al minimo la confusione dell'ultimo minuto e le modifiche costose. Se qualcosa va storto, c'è un protocollo documentato su come il team si orienta e traccia una nuova rotta.

Uno strumento di gestione del progetto con una solida gestione documentale basata su cloud può ospitare tale documentazione, creando una "singola fonte di verità" centralizzata e un punto di riferimento a cui tornare.

3. La visibilità limitata del progetto crea il caos

La scarsa visibilità è un killer del progetto. Ha un impatto su quasi tutti gli aspetti di un'iniziativa.

Una scarsa visibilità del progetto...

• porta a una scarsa pianificazione delle risorse
• crea confusione su compiti e responsabilità
• impedisce ai project manager di comprendere le prestazioni del personale
• può portare a un disallineamento con i clienti

Nella gestione dei progetti, la visibilità si riferisce all'accessibilità delle informazioni. I membri del vostro team sanno dove andare per ottenere le risorse chiave del progetto? Come project manager, disponete di uno strumento che vi consenta di vedere chi sta lavorando su cosa e quali sono le scadenze?

Queste considerazioni possono sembrare insignificanti, ma la scarsa visibilità di un progetto influisce sul flusso di informazioni, sulla responsabilità dei membri del team e può significare che i clienti vengono lasciati all'oscuro dello stato del progetto.

Come aumentare la visibilità del progetto:

Aumentate la visibilità e migliorate il modo in cui gestite tutti i vostri progetti, dalla fase di pianificazione delle risorse e delle attività alla fase di feedback dei clienti.

Wrike offre ai team una panoramica dei carichi di lavoro, dello stato delle attività e degli aggiornamenti in tempo reale, in modo da essere sempre informati. Gli aggiornamenti personalizzati e codificati per colore consentono ai membri del team di adattare il loro stato al flusso di lavoro. Inoltre, i clienti esterni possono essere aggiunti ai progetti in Wrike, abbreviando i cicli di revisione (cioè mettendo fine ai cicli di feedback infiniti).

4. La deriva degli obiettivi può far schizzare alle stelle le scadenze dei progetti

Deriva degli obiettivi. Questo termine può spaventare a morte qualsiasi project manager. Lo scope creep è il fenomeno che consiste nel modificare lentamente l'ambito di un progetto in risposta alle richieste dei clienti, ai processi di feedback o ad altri fattori.

Può verificarsi quando l'ambito del progetto è mal definito o quando i project manager sono desiderosi di accogliere e accettare modifiche che non facevano originariamente parte delle specifiche. Secondo il PMI, quasi il 50% dei progetti è affetto da scope creep.

Come evitare la deriva dell'obiettivo:

Prima di tutto, determinate le cause di questo fenomeno nei vostri progetti. State saltando le fasi iniziali del ciclo di vita del progetto quando si tratta di stabilire i confini dell'ambito (come la stesura di una specifica efficace)? Il vostro processo di gestione del cliente consiste nel dire semplicemente "sì" a tutto, anche se va oltre l'ambito del progetto?

Combattete lo scope creep specificando i parametri del progetto fin dall'inizio. Fate sapere al vostro cliente cosa fa (e cosa non fa) parte del progetto e discutetene con lui fin dall'inizio e con regolarità per evitare la deriva degli obiettivi.

5. I processi e i flussi di lavoro inefficienti sono nemici della produttività

Considerate il vostro carico di lavoro e tutte le risorse di cui avete bisogno per completare il progetto. Ora pensate ai processi inefficienti che rendono il vostro lavoro due volte più lungo. Forse il vostro team di progetto ha un processo confuso per ricevere le richieste. Forse sono sparsi in così tante applicazioni diverse che una comunicazione efficace è quasi impossibile. Forse fatturate il vostro tempo, ma non riuscite a integrare il vostro sistema di tracciamento del tempo preferito con gli altri strumenti di gestione del progetto.

I flussi di lavoro inefficienti possono rallentare l'avanzamento del progetto, distogliere l'attenzione dalle attività principali e attirare i membri del team in attività non fatturate.I flussi di lavoro inefficienti possono rallentare l'avanzamento del progetto, distogliere l'attenzione dalle attività principali e trascinare i membri del team in attività non fatturabili che potrebbero essere automatizzate o eseguite utilizzando modelli preconfigurati.

Come aumentare l'efficienza del flusso di lavoro:

Eliminare i flussi di lavoro inefficienti con Wrike. Tutto, dalla gestione del tempo alla ricezione delle richieste, viene ridotto, consentendovi di concentrarvi maggiormente sull'esecuzione del progetto. Date la priorità al lavoro importante invece di registrare le attività amministrative e inseguire le richieste.

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Evitare i fallimenti con uno strumento di gestione dei progetti flessibile e intuitivo

Alcuni studi hanno dimostrato un legame tra progetti ad alto rendimento e l'uso di strumenti digitali di gestione dei progetti, e non c'è da stupirsi. Wrike è uno strumento di gestione delle attività basato sul cloud che consente ai project manager di eseguire i loro compiti dall'inizio alla fine.

Il fallimento di un progetto è comune, ma non è inevitabile. Utilizzando strumenti flessibili e intuitivi, il vostro team di progetto potrà sempre rispettare il budget e le scadenze.

Articolo sponsorizzato. I collaboratori esperti sono autori indipendenti dal team editoriale di appvizer. I loro commenti e le loro posizioni sono personali.