Fasi della gestione di un progetto: definizione e fasi chiave
Le fasi di gestione dei progetti sono un concetto organizzativo fondamentale nelle aziende.
Nella vita di tutti i giorni, gestiamo e affrontiamo progetti come: il trasloco, il matrimonio, la pianificazione di un viaggio.... Ma dobbiamo anche gestire progetti sul posto di lavoro, come lo sviluppo e l' implementazione di un software di contabilità, l'organizzazione di una missione umanitaria in Africa o il lancio di un nuovo prodotto o servizio.
Anche se si riferiscono a temi diversi, in genere condividono le stesse fasi di gestione dei progetti. In questo articolo, Appvizer si concentra sulla nozione di gestione del progetto, suddividendo le fasi di un progetto.
Fasi della gestione di un progetto
Questo video definisce in modo semplice e chiaro cos'è la gestione dei progetti. Guardatelo per capire tutto in soli due minuti!
Fase 1: pianificazione e monitoraggio delle attività
A meno che non ci rivolgiamo a Crono, Dio del tempo, per poter pianificare e realizzare il nostro progetto in tempo, la pianificazione è d'obbligo!
Fase 2: Suddivisione dei compiti del progetto
La prima cosa da fare è dividere il progetto in diverse fasi. Una fase corrisponde a un'azione, cioè si possono assegnare date di inizio e fine a ogni fase. Tenere traccia del ciclo di vita del progetto è essenziale per una buona organizzazione del progetto. Altrimenti, se non si tiene conto delle interrelazioni tra i compiti, si dovrà ricominciare da capo.
Fase 3: scaglionamento dei compiti
Una volta eseguita questa azione, sarete in grado di scaglionare i compiti e di coordinarli per ogni team di lavoro. Ovviamente in una microimpresa un team può essere sinonimo di persona, ma l'idea rimane la stessa per qualsiasi tipo di impresa. Ogni attività o compito specifico del progetto viene attribuito a ciascun partecipante al progetto in base alla sua specializzazione.
Fase 4: Gestire i compiti
Grazie a una buona organizzazione e pianificazione del flusso di lavoro, se la persona organizza bene le sue attività, risparmierà sempre tempo. Resta da trovare la giusta tempistica per l'esecuzione del progetto. Ad esempio, se siete un produttore e distributore di prodotti lattiero-caseari, non potete iniziare con la produzione della confezione (bottiglia di latte) se non avete ancora definito la presentazione.
Monitorando il calendario del progetto, sarete in grado di seguire l'evoluzione di tutte le azioni passate, in corso e future. In questo modo sarà più facile gestire eventuali ritardi nel progetto.
Fase 5: controllare i costi
Una volta identificate tutte le azioni da svolgere, queste vengono pianificate, attribuite e monitorate. Prima di poter controllare i costi del progetto, è essenziale la pianificazione delle risorse.
Esempio di gestione di un progetto concreto
Tornando all'esempio del trasloco, probabilmente avete già fatto un preventivo o per noleggiare un camion o per contrattare un servizio di trasloco.
Nel primo caso, oltre al preventivo per il noleggio del camion, dovreste includere anche un preventivo per gli amici e i familiari che verranno ad aiutarvi nel trasloco. Si tratta di preventivare le risorse materiali e umane.
Nel secondo caso, il preventivo tiene già conto di tutti i costi del servizio di trasloco. Tutti i costi sono inclusi, vi servonosolo le chiavi della vostra nuova casa! Il ruolo e le funzioni sono già stati specificati nel progetto e i compiti attribuiti a ciascun partecipante.
Fase 6: Anticipazione dei costi
Naturalmente, il software di Project Management non sostituisce il pensiero umano. Spetta a voi prendere decisioni di spesa in base ai budget precedentemente definiti.
Tuttavia, questo software vi permette di avere visibilità sul budget, di gestire le spese e quindi di evitare complicazioni finanziarie grazie a una pianificazione efficace delle risorse.
Fase 7: Collaborare e condividere i progressi del progetto
Benvenuti nel magico mondo del "Virtual Open-Space", ovvero delle soluzioni online. I team o i collaboratori lavorano insieme sulla stessa piattaforma. Tutte le fasi del progetto sono centralizzate:
- Il piano di lavoro,
- gli elementi del progetto
- i commenti relativi,
- documentazione,
- e-mail,
- messaggistica istantanea legata al progetto, ecc.
Tutto è organizzato in modo che ogni collaboratore possa lavorare in modo autonomo. Questa azione rende ogni partecipante responsabile del progetto, grazie a un piano di lavoro condiviso. In questo modo, possiamo autovalutarci in base al lavoro svolto, realizzando la missione del progetto.
L'integrazione di tutti i partner di un progetto comune, nella stessa soluzione, favorisce lo scambio di informazioni. Ad esempio, con la soluzione Fitnet Manager, il lavoro collaborativo favorisce lo scambio tra individui, in modo che il progetto vada di pari passo. L'aiuto reciproco e la collaborazione sono più facili, anche quando si lavora su scrivanie diverse. Ogni attore partecipa e contribuisce a una missione comune. Numerosi passaggi amministrativi e documenti persi sono ormai storia passata grazie alla piattaforma collaborativa comune.
7 chiavi per la gestione dei progetti
La seguente infografica riassume le 7 chiavi per una gestione di progetto di successo.
Fase finale: scegliere il miglior software di gestione dei progetti
In sintesi, possiamo dire che gestire un progetto significa pianificare, coordinare, gestire, controllare i costi e rispettare le scadenze stabilite. Esistono strumenti online gratuiti e a pagamento per la gestione dei progetti, adatti alle esigenze della vostra microimpresa o PMI.
Studiate attentamente le funzionalità di cui avete bisogno, il settore di attività, le dimensioni della vostra azienda per scegliere la soluzione pensata per la vostra attività.
Articolo aggiornato, pubblicato inizialmente nel luglio 2018.
Articolo tradotto dallo spagnolo